「Chat Document」を株主総会の想定問答対策で活用した事例をご紹介します。
１． Chat Documentとは
AI チャットボットでキーワード検索をするだけで、大量のドキュメントから必要な情報を抽出できるクラウド型のソリューションです。ユーザーの情報リテラシーの度合いに関わらず、ブラウザやチャットツールからチャットボットにテキストを入力する簡単な操作で、求める情報をすぐに引き出すことが可能です。
https://www.needswell.com/solution/chat_document/
２．活用事例
株主総会での質疑応答：
事前に準備した想定問答集から確認したい事例や数値データを瞬時に抽出
株式会社が株主総会を行うにあたり、株主の方からの質疑応答を受ける場面では、自社の情報を正確かつ的確に伝えるために、事務局は通常さまざまな質問を想定した想定問答集を準備します。
業績、戦略、ガバナンス等、多様な角度からの質問に対する準備を整えるため、想定問答集は年々蓄積されていく一方、データが多くなればなるほど総会の場で迅速に適切な事例を抽出することが困難となりがちです。
「Chat Document」は事前に回答事例をAI学習させておくことで、総会当日、事務局が質問のキーワードを入力するだけで、キーワードが含まれる回答事例の候補を瞬時に一覧で表示します。
【Chat Document 株主総会活用イメージ】
Chat Document 株主総会活用イメージ
- 事前に想定問答データを「Chat Document」に学習させる。
- 事務局が質問を聞きながらキーワードを「Chat Document」に入力して検索。
- 事務局が「Chat Document」に表示される複数の候補から適切な回答例を選択。
- 議長・役員はモニタに表示された回答例を参考情報として確認し、回答。
- 議長・役員のモニタへ事務局から任意のメッセージを表示することも可能。
- 事務局が誤った回答事例を選択しても簡単に他の候補を再選択したり、違うキーワードでの再検索ができるため、時間的なロスが最小限。
３．「Chat Document」の特徴
株主総会での活用の他、「Chat Document」は社内の問い合わせ窓口としても活用できます。
総務部門や、社内システム部門などのサポート部門に負担をかけずに社員ユーザーが必要とするドキュメントや回答を提示し、社内業務の効率化を図ります。
(1) 社内の問い合わせ窓口業務
社員からの問い合わせに自動回答し、総務部や情報システム部門の負荷を軽減。
(2) ドキュメント検索
社内規程、各種マニュアル等を学習しておき、ユーザーが必要とするドキュメント情報をスムーズに検索。
(3) 効率的な学習速度を見込める最適な設定を提供
効率的な学習速度を見込める最適な設定を提供し、稼働後の精度改善に向けた運用をサポート。
【会社概要】
会社名：株式会社ニーズウェル
所在地：東京都千代田区紀尾井町4-1 ニューオータニ ガーデンコート13階
代表者：代表取締役社長 船津 浩三
設立：1986年10月
URL：https://www.needswell.com/
事業内容：ソフトウェアの開発・運用・保守、ソリューション製品の開発・販売・運用・保守
【報道関係資料】
IRニュース https://www.needswell.com/ir/news
その他のお知らせ https://www.needswell.com/news/index
【製品・サービスについてのお問合せ先】ソリューション営業部
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