■10年以上利用した国産グループウェアを刷新
学研グループの学研ココファンは、サービス付き高齢者向け住宅の企画・開発・運営をはじめとする介護・福祉事業を手掛けており、入居率は過去最高水準で推移するなど事業を拡大しています。
介護業界では介護サービスの需要が高まるなか、高齢者・要介護者の増加ペースに対し、働き手の不足に陥っています。 そこで、学研ココファンではIT導入および活用促進により業務効率を高め、介護職員の負担軽減に向けた施策の検討が急務になっていました。
これまでの業務は、10年以上前に導入した国産の既存システムで電子化はしていたものの、類似する業務でも会社毎に複数の申請書を入力しなければならない、どこまで申請が進んでいるのか進捗が把握しにくい、他のシステムと連携する際はCSVを介してデータを手動で登録するしかないなど、業務の最適化ができていませんでした。 そのため既存システムで実現できない業務は紙やExcel、メールでの運用にせざるを得ない状況に。 現場の業務負荷に加えて本部でも、各拠点の顧客入居率など業務で経営に直結する重要情報は、全国200以上の拠点からの膨大な報告内容を、手作業でExcelに集計していました。 帳票もすべてExcelで管理しており、リアルタイムで情報資産を共有できず経営に活用しきれていないなどの課題がありました。
こうした状況のなか、旧システムでは実現できなかった現場負荷の削減と、未だ残るアナログ業務のデジタル化を実現するため、システム連携をシームレスに行う、グループ共通の新たな業務デジタル化基盤としてSmartDB(R)の導入に至りました。
■グループ全体の業務帳票を集約し約85%削減
学研ココファンが新システムを導入するうえで重要視したのは、「グループ横断業務など複雑な業務フローを柔軟に実現できるワークフロー機能」「データ活用を最大化しシステム連携を容易にする豊富なAPI」、それでいて「ノーコードで開発できる基盤」でした。
他社システムと比較し検討を重ねた結果、これらすべての要件を高い水準で満たしていたSmartDB(R)が適切だと評価されました。
現在はグループ全体で約1,000名がSmartDB(R)を利用しています。 IT部門が主体となり、フロント業務の「入居実績報告」「デイサービス実績報告」「高齢者住宅の入居・退去申請」やバックオフィス業務の「人事決裁業務」「リース品管理」など幅広い業務のデジタル化を推進しています。
【SmartDB(R)でデジタル化した業務一覧（一部対応予定も含む）】
SmartDB(R)導入後、類似内容の申請を複数回しなくてはいけなかった当初の課題は、申請フォームを内容に応じて動的に表示の出し分けが可能になったことで、1つの帳票への入力で済むようになりました。 旧システムの移行は完了、150以上あった申請を共通化・集約することで25のアプリまでに削減し、グループ全社の業務帳票数を約85%削減しました。
また柔軟な権限設定で共有先に応じた情報の閲覧制御ができるため、スムーズな情報連携が可能に。 さらに、さまざまな外部システムとも連携実績があるSmartDB(R)を導入したことで、組織変更や異動に伴うシステム対応にかかる時間が約80％短縮されたなどの効果が出ています。
■株式会社学研ココファン 常務取締役 髙橋 靖宏氏からのコメント
私たち学研ココファンは、「すべての人が心ゆたかに生きることを願い、今日の感動・満足・安心と明日への夢・希望を提供します」という企業理念のもと、高品質なサービスの提供を日々追求しています。 そのためには、ITの導入により業務効率を高めることが重要だと考えています。
このたび導入したSmartDB(R)は、高度なワークフロー設定と豊富なAPIで自動システム連携を実現でき、私たちが考える業務改革を実現できると確信しました。 業務をデジタル化することで、業務改革を実現し、お客さまへの価値提供を向上していきます。 また、ドリーム・アーツが提唱する「デジタルの民主化」には非常に共感しており、今後はより多くの介護職員にIDを付与し、さらなる生産性向上の実現を目指したいと考えています。 それを実現するためドリーム・アーツにはパートナーとして引き続きご支援いただけることを期待しています。
■大企業の主体的な業務デジタル化を支援するイベントを開催
ドリーム・アーツでは、さらなる「デジタルの民主化」の普及と、大企業におけるデジタル活用の加速を目的に、学研ココファンをはじめSmartDB(R)ユーザー企業による先進事例をご紹介するイベントを開催します。
・イベント概要
名称：デジタルの民主化DAY ～DXの土台！大企業が挑むデジタル変革～
開催日時：2023年7月26日(水) 16:00-17:00
講演企業：株式会社学研ココファン
THK株式会社
募集対象：企業に所属し、DXやデジタル活用をリードする方
大企業のDXやデジタル活用を支援する企業の方
定員：500名
主催企業：株式会社ドリーム・アーツ
開催方法：オンライン配信
参加費：無料
お申し込み：https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/event/dd230726/
ドリーム・アーツは、今後も“協創”を理念に掲げ、「現場力強化」「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。
SmartDB(R)（スマートデービー）について https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
SmartDB(R)は、大企業市場シェアNo.1（※）の業務デジタル化クラウドです。 現場個別の業務から全社横断業務までノーコード・ローコードで開発可能。 ワークフローとWebデータベースを中心に多彩な機能をもち、柔軟な外部システム連携、きめ細やかな権限管理、高度なセキュリティ要件にも対応しています。 三菱UFJ銀行や大和ハウス工業、立命館大学など、大企業を中心に50万名以上が利用中です。 サービス基盤としてマイクロソフトが提供するクラウドプラットフォーム「Microsoft Azure」を採用し、利用規模の変化やコンテンツの増加にも柔軟に対応できる環境を実現しています。
※テクノ・システム・リサーチ「2021年 SaaS型ワークフロー市場メーカーシェア（従業員数1,000名以上）」より
株式会社ドリーム・アーツについて https://www.dreamarts.co.jp/
1996 年 12 月に設立されたドリーム・アーツは「協創する喜びにあふれる人と組織と社会の発展に貢献する」 をコーポレート・ミッションに、「情報共有」と「対話」を重視した独創的かつ高品質なソリューションとサービスを提供します。 「協創力を究めよ」のスローガンのもと、ICT だけでも人間だけでもできないビジネス上の難題の解決を ICT と「協創」でお手伝いしています。 大企業向け業務デジタル化クラウドSmartDB(R)、多店舗オペレーション改革を支援する「Shopらん(R)（ショップラン）」、大企業の働き方を変えるビジネスコックピット「InsuiteX(R)（インスイートエックス）」などのクラウドサービスを開発・提供しています。
