しかし、上記の課題はクラウドサービス「kintone(キントーン)」で解決できます。クラウド上でデータや情報を一括管理することで、無駄なコストの削減だけでなく、ペーパーレス化、ひいては環境保護の貢献にもつながります。
【運送業における課題】
運送業の業務において「どの車両をいつ配車するのか」「誰(ドライバー)がどの車両を使うのか」といった配車管理は欠かせません。配車の重複やドライバーの休暇被りなどを防ぐためにも、正確な情報を反映した配車表の作成が求められます。
しかし現場レベルで見てみると、配車表の作成や管理は手間と時間がかかるのが現状です。
例えばある企業さまでは、固定の配送先の場合に「前日にエクセルで配車表を作成して印刷」「ファイリングした用紙を写真に撮って社内に共有」といった手順で配送表を管理しています。
固定の配送のため、ある程度を全員が把握しているものの、それぞれの管理が属人化しやすく「配車表を作成する夕方まで翌日の配送先が確定されていない」という課題が生じます。ドライバーによっては急に翌日休みになることもあり、従業員の不満にもつながってしまっていました。
一方、配送先がスポット依頼の場合は、配送先からFAXで受け取った用紙をコピーして、バインダーにはさんでドライバーへ共有します。この時点で手間がかかりますが、さらにスポットの場合は完全に紙での管理のため、印刷が必要です。アナログ管理による紙資料の増加という問題点も生じていました。
そのほか、配車業の業務はリアルタイムで情報を共有するのが難しいことから、配車の重複も発生しがちです。「Aの車両を重複して配車してしまっている」「点検中の車を配車予定に入れている」「休暇のドライバーを配車してしまっている」など、配車表の作成･管理に限界を感じている企業さまは多いのではないでしょうか。
配車管理で生じるミスは社内だけでなく、配送先(顧客)からの信用を落としかねない重大な問題です。従来の方法ではなく、デジタルを活用したシームレスな情報共有が求められます。
また、運送業は2024年4月より時間外労働の上限規制が適用され、年間960時間･月平均80時間(休日労働を含まない)を超えると罰則が発生します。
もともと運送業は長時間労働や人手不足が問題視されており、これらを解決するために、業務を効率化して残業時間を減らす取り組みが求められているのです。
【配車表をkintone化することで無駄なコストを大幅削減】
「kintone(キントーン)」は、データをクラウド上で管理するだけでなく、業務ごとにシステム(アプリ)を作成･編集ができるクラウドサービスです。配車管理をkintoneでデジタル化すれば、問題視されがちな配送表の作成や管理、社内の情報共有が容易になります。
例えば、カレンダー上に固定の配送先を自動生成することが可能です。あとは配送先をドライバー･車両ごとに振り分けるだけでよいため、配車表作成にかかるコストを削減できます。
また、スポット依頼の場合は依頼をkintone上に登録し、ドライバーや車両を振り分けることで脱紙管理を実現。かつ振り分けられたドライバー以外もスポットの依頼を確認できるため、必要な情報をシームレスに社内で共有できます。
加えて、配車スケジュールは、車両ごと･ドライバーごとで切り替えてカレンダー形式で確認可能。入力と同時に配車状況を確認できることで、当日の配車重複を防げます。
点検中等で使えない車両は、色を変えるなどの工夫で当日間違って配車しないように可視化。休暇中のドライバーも色を変更しておくことで、視覚的に間違った配車を防止できます。
【脱エクセル･紙管理でペーパーレス化】
kintoneで配車管理を行えば、エクセルでの配車表作成が不要です。必然的に紙の印刷も不要となり、ペーパーレス化を実現できます。
また、従来の方法で行っていた「社内への配車表共有」も必要ありません。さらに、ドライバーが自分の見たいタイミングで最新の配車表を確認できることで、社員満足度が向上するだけでなく、ワークスタイルイノベーションの取り組みも促進されます。
【kintone導入で目指せる社会貢献とは】
kintoneの導入によって配車管理をデジタル化すれば、ドライバーの配送状況の見える化や労働時間の適正化によって「安心安全な物流」を実現できます。従業員の働き方の改善だけでなく、街の人々の安全な生活にもつながるのです。
また、使用する車両の見える化によってCO2排出量の見える化も実現。ペーパーレス化と併せて、環境保護にも貢献できます。運送業における業務改善は、社内の最適化のほか、地域や街の健全な生活を守る役割を果たすのです。
