2020年1月に新型コロナウイルスの最初の感染者が確認されてから約３年、感染状況が落ち着きを見せ行動規制が緩和された今、変化した市場でどのようにビジネスを展開していくのかに注目が集まっています。また、電子帳簿保存法などの法改正が進んだことで契約書を含む国税関係書類等、ビジネス書類の新しい保管ルールへの対応が必要になるなど契約業務に関する変化が急速に進んでいます。
このような環境変化に企業はどのように対応し、現場単位ではどのような課題が発生しているのか実態を把握することを目的に、契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソン1,066名を対象に調査を実施しました。
調査の結果、システム導入後に情報、業務の分断など業務フローが課題になっている現状や、リスクを感知しやすい部署としにくい部署が存在するなどリスク管理の問題が浮き彫りになりました。調査結果のハイライトは以下の通りです。
「ニューノーマル時代の契約業務デジタル化に関する調査」ハイライト
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７割が契約業務において何らかのデジタル化がされている
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2年前の調査と比較し、デジタル化が特に進んだ領域は「電子契約」「契約書のAIレビュー」「承認フロー」「契約書の管理」
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９割以上がシステム導入後に何らかの課題を感じている
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７割が契約業務でヒヤリハットを経験。「契約更新漏れ」、「期限切れ」が最多と契約のライフサイクル管理に課題感
■調査概要
調査時期：2023年9月15日（金）～16日（土）
調査方法：インターネット調査
調査対象：全国、20～59歳、過去6ヶ月以内に契約関連業務を経験した企業勤務の男女1,030名
※契約関連業務で扱った契約書種別は以下を対象
秘密保持契約、取引基本契約、開発・業務委託契約、売買契約、リース契約、購買契約、賃貸借契約、工事請負契約、ライセンス契約、代理店契約、雇用契約、その他契約に関連する業務）
調査レポート詳細は、下記フォームよりダウンロードいただけます。
ニューノーマル時代の契約業務デジタル化に関する調査 ｜ 調査結果詳細
１. ７割が契約業務において何らかのデジタル化がされている
一部がデジタル化されているとの回答が過半数に迫る（46%）、全体がデジタル化されているのが（24.4%）、デジタル化していない層が（29.7%)。契約業務は約７割の回答者でデジタル化が進んでいることが明らかとなりました。
2. デジタル化が特に進んだ領域は「電子契約」「契約書のAIレビュー」「承認フロー」「契約書の管理」
今回の調査でデジタル化がされている業務のTOP3は1.電子契約（55.1%）、2.承認フロー（45.2%）、3.契約書の管理（37.3%)（※複数回答）。2年前の調査と比較し、導入が特に進んだ領域が、電子契約、契約書のAIレビュー、同率で承認フロー、契約書の管理。特に電子契約の導入はこの２年で大きく前進しましたが、それ以外の業務領域においてもシステムの導入が進んでいます。これは、リモートワーク対応の影響だけではなく、業務最適化のニーズがあることや法改正の影響がうかがえます。
3. ９割以上がシステム導入後に何らかの課題を感じている
システム導入後に発生した課題のTOP3は1.情報が一元化できていない（39.5%）、2.システム間で業務が分断され非効率（38.0%）紙締結のデータ処理の問題（33.6%)。業務フローに課題を感じている従事者が多いことが明らかになりました。先の問いで、一部の契約業務を最適化したとの回答が約半数であったことから、システム選びによりかえって現場の業務が非効率になってしまう可能性があることがうかがえます。
4. ７割が契約業務でヒヤリハットを経験。「契約更新漏れ」、「期限切れ」が最多と契約のライフサイクル管理に課題感
契約業務で経験したヒヤリハットのTOP3は、1.契約更新漏れ、期限切れが最多（33.3%）。2.契約書の紛失（32.9%）。3.ない、に次いで契約管理台帳への記録漏れ（28.9%)。全体の約7割が何らかのヒヤリハットの経験があるようです。特に、契約締結後の契約の有効/無効（ライフサイクル管理）の段階でミスが起こりやすいことがうかがえます。
また、契約リスク感度が部署により差があることが見て取れます。契約の窓口になるケースが多い営業・販売では「ない」と回答した割合が最多を占めますが、契約の管理、締結まで包括的に関わる法務では、「契約未締結のまま取引開始」が最多という結果が出ています。
これは、関わる業務領域によってリスクの認知感度が異なる可能性を示しています。
調査レポート詳細は、下記よりダウンロードいただけます。
■ContractS CLMとは
ContractS CLMは、契約プロセスの最適化と契約ライフサイクル管理を通して、業務効率化と生産性向上を実現する、契約ライフサイクルマネジメント（CLM）システムです。契約書作成、法務相談、押印申請、締結、保管、ステータス管理など、事業部から法務部まで様々な部署が関わる複雑な契約業務を、迷わずもれなく行うことが可能です。また、締結済みの契約書のドキュメント管理や更新管理に加え、締結前の契約書のステータス管理から契約書の変更・更新の履歴まで、契約のライフサイクル全体の管理を実現します。
■ContractS株式会社について
ContractSは「世の中から紛争裁判をなくす」という志のもと、「権利義務が自然と実現される仕組みを創る」をミッションに、契約の本質的な課題解決を通して、多様な人々が生き生きと活躍し、権利義務が自然と実現される未来を目指しています。
■会社概要
会社名：ContractS株式会社
本社：東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
代表者： 代表取締役社長 安養寺 鉄彦
設立日：2017年3月31日
事業内容：契約ライフサイクルマネジメント（CLM）システム「ContractS CLM」の提供
