＜メール送信による自動案件作成機能をリリースした背景＞
事業部から法務部への法務案件（法律相談や契約書の作成・レビューなど）の依頼は、メールによって行われるケースは少なくありません。しかし、従来のGVA manageでは専用フォームから依頼を受け付けるか、法務担当が自身で依頼を受けた案件内容を転記して作成するしか手段がなく、メールで法務案件を受け付ける企業では、業務プロセスが変わってしまう課題がありました。
そこで、メールで法務案件を依頼している事業部の業務プロセスを変えないために、従来通り事業部担当が企業ごとの専用メールアドレスにメール送信するだけで、自動でGVA manage上に案件の作成ができるようにいたしました。
＜メール送信による自動案件作成機能でできること＞
・事業部単位などユーザー企業の業務プロセスに合わせて、専用の法務案件受付メールアドレスを複数発行することができる
・そのメールアドレスに事業部担当がメール送信するとGVA manage上に自動で案件が作成される
具体的な案件作成方法としては以下のとおりです。
・「メールの件名」→GVA manageの「案件名」
・「メール本文」→GVA manageの「案件概要」
・「依頼者のメールアドレス」→GVA manageの「依頼者の連絡先」
・「CCに入っているメールアドレス」→GVA manageの「共有連絡先」
・「添付ファイル」→GVA manage上で管理
上記のルールで案件が自動作成されることにより、受付後のやりとりについては、法務部がGVA manage上でメッセージを送信すると、自動で取得した依頼者のメールアドレスやCCに入っている上長等の共有者にメールでメッセージが届きます。依頼者やCCに入っている共有者は、そのメールにそのまま返信するだけで法務部とやりとりができ、メッセージ内容や添付ファイルは全てGVA manage上に蓄積がされます。
なお、専用のメールアドレスは担当と紐付けて複数発行することが可能です。
例えば、A事業部の法務案件は法務部員Aが担当であると決まっている場合は、法務部員A専用のGVA manageメールアドレスを用意することで、自動で法務部員Aが担当にアサインされるように設定することができます。
今後は、法務部門と事業部門間だけでの利用だけでなく、外部の弁護士や知財部門、経理部門などの関係者にもメールで質問し、返信内容をGVA manageに蓄積できるようにするアップデートを、2023年春頃に予定しております。
GVA TECHでは、ユーザーさまからのお声を参考にしてプロダクト開発を進め、より早く、より正確な法務業務の実現を望まれる企業法務担当者の皆さまを支援して参ります。
■GVA manageのサービス概要
GVA manage（ジーヴァ マネージ）は、契約書の作成・レビューや法律相談などの法務案件を一元管理するクラウドサービスです。法務案件を依頼する事業部担当は専用のアカウントが不要で、普段やりとりに使用しているメールやチャットツールに返答するだけで、法務と事業部間の質疑などメッセージや契約書などの添付ファイルを、GVA manageに集約することができます。法務部は集約されたデータを検索することができ、過去案件の調査に掛ける時間を大幅に削減できます。
■GVA manage WebサイトURL
https://gvamanage.com/
■GVA TECH会社概要
会社名：GVA TECH株式会社
代表取締役：山本 俊
本社所在地：東京都渋谷区千駄ヶ谷5-15-6 GVAフレンズ
設立日：2017年1月4日
資本金：695百万円（資本準備金含む）
事業内容：リーガルテックサービス開発・提供
URL：https://gvatech.co.jp/
