※月間で1人あたり20時間の業務時間の改善×株式会社ネットワールド社員数540人×12か月=約129,600時間
■導入の背景：添付ファイル分離送信作業は１通あたり約3分、社内からも改善を求める声が多数
以前、クラウドストレージによる添付ファイルの分離は「ファイルのアップロード」「ダウンロードURLの通知」を手作業で行っていたため、添付メール送信1通あたり約3分の作業時間を要しており、1人あたり月間約20時間もの業務負担を強いられていました。社員の多くが、添付ファイル分離作業に時間を取られてしまうことから、日々ヘルプデスク部門宛に早急に対応を求める声が届いている状況でした。また、添付ファイル分離の作業は各社員に一任しており、統制が取れていませんでした。そのため、全社的に負担をかけず、自動でPPAP対策が出来る製品を探す必要がありました。そこで、次の課題を満たすサービスを選定し、導入する必要がありました。
<新システムの選定ポイント>
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自動で脱PPAPを実現できること
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取引先の要望に沿う方法で送信できること
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低コストかつMicrosoft 365に対応していること
■『Cloud Mail SECURITYSUITE』導入後のメリット・効果
① 添付ファイル送信の作業負担がゼロに。脱PPAPを実現
『Cloud Mail SECURITYSUITE』導入により、今まで手作業で行っていた添付ファイルの送信作業を完全に自動化。社員はメールにファイルを添付して送信するだけで、後の処理は『Cloud Mail SECURITYSUITE』が対応。これまでの作業負担もなくなり、業務効率が大幅に向上しました。パスワードも自動送信されるため、セキュリティも高まり、作業負担の軽減と、脱PPAPの両面で改善できました。
② 取引先ごとで異なる送信方法に柔軟な対応
添付ファイルの送信方法は取引先によって「PPAPでの受信」「クラウドストレージ経由での受信」「通常送信」と異なっており、取引先の希望に合わせた方法で、送信する必要がありました。『Cloud Mail SECURITYSUITE』は、ドメインやメールアドレス毎にファイル送信方法の設定が可能なため、国内外の多様な取引先のニーズに自動対応でき、従業員の作業負担が無くなりました。
③ 低コストかつMicrosoft 365対応で、全社運用が可能に
『Cloud Mail SECURITYSUITE』は、Microsoft 365に対応していることから、全社的な運用が可能になりました。分かりやすいインターフェイスで設定が容易だったことも、スムーズな運用に繋がった要因です。懸念していたコストが「月300円/人」と低コストで導入できる点も魅力的でした。
■株式会社ネットワールド 担当者様のコメント
脱PPAPの完全実施でセキュリティを向上 経営層の要請にも応える
2020年の平井卓也デジタル改革担当大臣(当時)の発言をきっかけにPPAP廃止の気運が高まりましたが、当社ではそれ以前から、クラウドストレージを活用する脱PPAPを運用していました。しかし、実際の添付ファイル分離の作業は従業員に任せていたこともあり、経営層からの脱PPAPの状況確認に自信を持って「対応している」と、答えられませんでした。そこで、より完全な脱PPAPを目指してサービスの比較検討した結果、弊社が考える本質的な脱PPAPである「メール添付ファイルの分離送信」を実現でき、費用面も低コストの『Cloud Mail SECURITYSUITE』を選びました。
社員はファイルを添付するだけ 絶えなかった社内の苦情が解消
以前のクラウドストレージによる添付ファイル分離は、「ファイルのアップロード」「ダウンロードURLの通知」を手作業で行うため、１つの添付メール送信に約3分かかっていました。社員からは苦情が絶えず、ヘルプデスク部門として対応に苦慮していました。『Cloud Mail SECURITYSUITE』に移行したことで、社員はメールにファイルを添付して送信するだけで、あとの処理は全て『Cloud Mail SECURITYSUITE』が対応してくれるため、ファイル送信の負担がゼロになりました。また、多岐に渡る取引先のニーズに対応した方法で送信できることも重要でした。Microsoft 365との相性や操作性も良く、スムーズに全社に展開できました。
【株式会社ネットワールド】
株式会社ネットワールドは、ITインフラストラクチャの革新的な技術製品と関連サービスを提供するソリューション・ディストリビュータ。各企業のICT環境構築に向けて必要かつ十分な製品群をディストリビューションするだけでなく、多くの技術者を擁し、先進的な製品を活用したソリューションで、高い付加価値を創造する。今後はクラウド技術者100人体制、パートナー体制強化により新たなサービスを展開する。（https://www.networld.co.jp/）
■株式会社ネットワールド様の導入事例は、下記のURLよりダウンロード配布しております。
【導入事例サイト】 https://m.cybersolutions.co.jp/45nHg2a
【サイバーソリューションズ株式会社について】
サイバーソリューションズ株式会社は、法人企業向けにクラウドメール・メールセキュリティサービスなど、メール環境のトータルソリューションを提供しています。クラウドメールサービス『CYBERMAIL Σ』、標的型攻撃・情報漏えい対策のメールセキュリティサービス『MAILGATES Σ』、Microsoft 365・Google Workspaceのメールセキュリティ強化サービス『Cloud Mail SECURITYSUITE』、各メールサービスやMicrosoft Teamsに連携可能な容量無制限アーカイブサービス『MAILBASE Σ』など、日本の企業では珍しい独自のメールシステムの技術を活用したサービスの提供を行っています。
また、オンプレミス製品も展開しており、高性能Webメール機能搭載の統合型セキュア・メールサーバシステム『CyberMail』を含む当社製品・サービスは、国内で約 20,000 社以上の企業・自治体でご利用いただいております。
