両大学では、それぞれ年間約2万枚の紙の請求書を受領していました。Bill Oneを通じて、請求書の管理プロセスをデジタル化し、教職員の生産性向上と法制度対応を後押しします。
Bill Oneは、郵送で届く紙の請求書やメールに添付されるPDFの請求書など、あらゆる請求書をオンラインで受領・データ化し、月次決算の加速を後押しするインボイス管理サービスです。電子帳簿保存法に対応している現在の機能に加え、2023年10月から開始されるインボイス制度にも対応できるよう新たな機能の開発を進めています。
■Bill Oneの導入背景と期待する効果
城西大学および城西国際大学では、教育サービスのさらなる向上に向けて、教職員の生産性向上に積極的に取り組んでいます。
特に請求書業務においては、それぞれ年間2万枚にもおよぶ請求書のほとんどを紙で受領しており、開封や振り分けなどアナログな請求書業務に課題を抱えていたため、業務を効率化できるソリューションを模索していました。
城西大学では、少額な購入契約に限り、教員自身が物品の購入を行う機会もあり、教員が請求書業務の一部を担っています。通常の教員業務に加えて、請求書の受け取り・内容確認・仕訳データの作成などの業務を行うことは教員の負担になっていました。
城西国際大学では、一括調達により経理部門の職員が請求書の受け取りから支払いまでの一連の業務の多くを担っています。膨大な量の紙の請求書を3名の担当者で処理しており、常に業務が逼迫していました。
また、両大学ではインボイス制度や電子帳簿保存法といった法制度への対応も求められる中、請求書業務のフローを見直す必要がありました。Bill Oneであれば、紙の請求書もデータ化してクラウド上で一元管理でき、業務効率化を実現しつつ、法制度へも対応できることから、今回の導入に至りました。
・アナログな作業をデジタル化し、業務生産性向上
Bill Oneでは、さまざまな形式で届く請求書をオンラインで一括受領し、正確にデータ化できます。これまで発生していた請求書の受け取り・振り分け業務は不要となるため、教職員の生産性向上を後押しできます。
また、これまで教員が個人で受け取っていた請求書もBill Oneに集約できるようになることで、組織として請求書を管理する体制を整えることが可能です。
・インボイス制度や電子帳簿保存法への対応
城西大学および城西国際大学では、法制度への対応が急務となっていました。Bill Oneは2022年1月に改正された電子帳簿保存法に対応しており、加えて2023年10月に導入されるインボイス制度にも対応できるように機能開発を進めているため、職員に追加作業の負担をかけることなく法改正に対応することができます。
■城西大学 経理課長 村田憲彦様からのコメント
本学では教員も請求書業務を行う中、法制度対応による現場の混乱を懸念していましたが、Bill Oneであれば誰でもスムーズに請求書を処理できると思い導入を決めました。高いデータ化精度や強固なサポート体制など、今後も長く使い続けられる信頼感を感じたことも決め手の一つです。請求書業務の工数削減により、教員が学生と向き合う時間を増やすことができると期待しています。
■城西国際大学 経理課長 西鶴俊郎様からのコメント
Bill Oneは電子だけでなく紙の請求書も正確にデータ化でき、検索可能な状態で一元管理できる点が魅力的でした。当初の想定よりも多くの機能を備えており、このサービスであれば経理担当者の工数を削減できると思い導入を決めました。また、盤石なセキュリティ体制を構築するSansan株式会社のサービスであるという安心感も導入の決め手につながりました。
■学校法人城西大学 概要
学校法人城西大学は、建学の精神である「学問による人間形成」の下、自立した個を備え社会に貢献する「人材」の育成をミッションに掲げています。各大学の持続的な発展を支えるために教育サービスの向上に取り組むとともに、DXを活用した業務効率化にも注力しています。
城西大学
所在地：埼玉県坂戸市けやき台1-1
代表者：学長 藤野 陽三
開設：1965年4月1日
URL： https://www.josai.ac.jp/
城西国際大学
所在地：千葉県東金市求名1番地
代表者：学長 杉林 堅次
開設：1992年4月1日
URL： https://www.jiu.ac.jp/
（以上）
■請求書受領から、月次決算を加速する「Bill One」
Bill Oneは、Sansan株式会社が提供するインボイス管理サービスです。郵送やメールといったさまざまな方法・形式で届く請求書をオンラインで一括受領し、素早く正確にデータ化。請求書をクラウド上で一元管理することで、アナログで非効率な請求書業務をデジタル化します。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応し、月次決算業務を効率化することで、企業経営における意思決定のスピードを加速します。
■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」やキャリアプロフィール「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約DXサービス「Contract One」を国内外で提供しています。
設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：65億53百万円（2023年2月28日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan https://jp.sansan.com
Eight https://8card.net
Bill One https://bill-one.com
Contract One https://contract-one.com
