【会議が長～い会社必見！】事前準備で社内の会議をより効率的にする方法を事前準備や、便利ツールを交えお伝えします。
こんにちは。自称、無駄な会議をなくし隊！隊員のカルカルです。
皆さんの中には、
「社内会議が長すぎて無駄が多い」
「会議に参加しても全体像が見えてこない」
「情報共有がうまくされない」
等といったことに悩んでいる方はいませんか？
実際に会議をしても、その機能がうまく果たされていない場合、業務内で問題が発生した際に全体像を把握するまでに時間を要してしまいます。
その結果、問題の認識が遅れたり、情報共有がされないので、業務が属人化しがちとなり、社員の知識にもバラツキが生じるため、会社全体の質を下げることになりかねません。
そこで、今回は、情報共有の手法の一つである「会議」と「事前準備」についてお伝えしたいと思います。
効率的な会議とは？
世の中には、情報共有は重要だとわかっていながら、無駄な会議に費やしている時間が、1500人規模の会社で人件費に換算すると実に年間１５億円もあるそうです。
（出典：パーソル総合研究所・中原淳（2017-8）「長時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）
ですが、このような事実がある一方で、「会議」は、微妙なニュアンスも伝わりやすいため、情報共有には欠かせないものともいえるでしょう。
では、無駄な会議とはどのような会議でしょうか？
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結果が残らなかった。（決定事項がが次の会議に持ち越された）
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忙しいのに、だらだらと無駄な時間が多く長かった。
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目的が明確でなかった。（テーマがずれた）
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ミスの原因探しや愚痴ばかりだった
等があげられると思います。
ここでは、「無駄な会議」にしないための工夫をお伝えしますので、是非参考にしてみてください。
事前準備で無駄な時間をなくす
短時間で、効率よく情報を共有するためには、会議前の「事前準備」を怠らないことがとても重要なポイントです。事前準備の方法をご紹介します。
＜会議の事前準備方法＞
①共有の進捗表のフォーマットを事前に準備する
→会議管理者は、プロジェクト名、請求先名、納期、担当、進捗欄がある共有のフォーマットを作成し、１週間に１度更新できるようにします。
②会議前日までにプロジェクトリーダーや担当者への記入を促す
→管理者は担当者に遠慮なく、声をかけることを徹底しましょう。担当者であれば、短時間で記入できるはずです。
③各担当者は管理者が作成した報告書フォーマットに必要事項を簡潔に記録。
→ここで大切なのは上司に変わりに交渉してもらいたいのか、単なる許諾がほしいのかを自分の中ではっきりさせておきましょう。
④次のタスクを記入しておく
→いつまでに、誰が、何を。
⑤会議は司会者が、会議時間内で進める。
→時間は長くても１時間以上にしないようにしましょう。そのためには司会者が途中で切り替えを促すことも必要です。各担当者によって、進捗状況は事前に明記してあるので、多忙な上司は、決定事項や懸念事項に、フォーカスして効率よく対話することができます。
Feloのアジェンダ機能とコラボードで時短！
無駄であった会議も参加者のちょっとした協力と管理者のリードで、短時間で全体像を把握することができる「時短会議」にすることができるとお伝えしましたが、これに加え、管理者によるスムーズな事前準備も大切なポイントとなってきます。 私は、準備段階においても、少しでも無駄な時間をなくすために、Feloのミーティングシステムのアジェンダ機能とコラボードをうまく活用しています。 Feloは、会議の招待記録画面から、事前にドキュメントを作成、共有でき、共有したドキュメントを会議中で使用するまでが非常にスムーズです。
＜Felo会議予約招待画面＞
＜ミーティング中のコラボード＞
まとめ
本記事では、会議前の事前準備により、時短会議に繋がるということをお伝えしました。また、便利なツールを取り入れながら、事前準備を効率よく行うことで、会議前には、すでに会議の半分が終わっているような状況にもっていけるでしょう。
それにより、会議中は決定事項や重要ポイントにフォーカスできるため、だらだらと長い会議にはならず、時短で、有意義な会議となるはずです。
このように、ちょっとした工夫で、年間１５億円の「無駄」な会議を少しでも減らすことができ、ひいては会社全体の質を底上げすることにも繋がる時短対策を御社も是非取り入れてみてください。
