2023年4月からは、これまでの機能を整理し、４つの標準機能としてご提供いたします。
当社が展開するChat Documentは、2023年4月よりこれまでの機能を整理し、以下の4つを標準機能としてお客様へ提供いたします。
お客様から学習データなどを事前に連携いただくことで、導入後すぐに下記機能をご利用いただけます。
また、導入後もさらなる精度向上や追加学習など、お客様の運用を全面サポートいたします。
Chat Documentの標準機能
①株主総会問答
株主総会での質疑応答時、株主様からの質問のキーワードを入力すると、回答事例集の中から回答案を抽出し、瞬時に議長席の画面に表示いたします。これにより、株主様に対しより的確な回答が可能になります。
重要な情報を含む回答事例集は、専用チャットボットに学習させることにより公開範囲を限定し利用することが可能です。
②社内FAQ
総務部や人事部などのバックオフィス部門、情報システム部門へは日々多くの質問が寄せられますが、内容を確認すると類似の質問も多くあります。
そこで、あらかじめ想定される質問と回答をChat Documentに学習させておくことにより、問い合わせをチャットボットが自動回答します。
これにより部門の担当者は自身の業務に集中することができます。
③社内規程検索
会社には多くの規程が存在します。Chat Documentにこれらの規程を学習させておくことにより、キーワードを入力するだけで関連する規程の候補を抽出します。
これにより、目的の情報に素早くたどり着くことができ、生産性が大きく向上します。また、多く検索される規程を候補の上位に持っていくなど、細かい設定も可能です。
④提案書流用
お客様への提案時に使用する提案書は、会社にとって非常に重要な資料です。これをChat Documentに学習させておくことにより、社内での共有が可能となります。
作成した提案書を共有することにより、作成時間の短縮、提案書のブラッシュアップなど、価値を高めていくことが可能となります。
２．活用事例
当社が展開する標準機能は当社内で活用し、業務効率化を実現しております。
（1）株主総会問答
株主総会において株主様から質問をいただく場面、自社の情報を正確かつ的確に伝える必要があります。業績、戦略、ガバナンスなど、多様な角度から質問に対する準備を整えるため、想定問答数が年々上昇しておりました。
Chat Documentを活用することで、回答の検索性と正確性が向上し、質疑応答の円滑な進行と適切な回答を提示することが可能となりました。
- 削減効果 ： 回答提示までの時間を90%削減
※10件の質問に対して90分の削減（事務局3名が1名へ減員）
（2）社内FAQ
社内の問い合わせ窓口として社内ポータルサイト上にChat Documentを設置しました。よくある問い合わせをChat Documentが自動回答することで、総務部や情報システム部門は問い合わせ対応にとられていた時間を本来業務に充てられるようになりました。また、よくある問い合わせの回答は複数部署の範囲から表示されるため、問い合わせ元の社員においても解決に至るまでの時間が大幅に削減できました。
- 削減効果 ： 問い合わせの50%を自動回答
※年間2,400件の問い合わせに対して年間400時間の削減
（3）社内規程検索、提案書流用
Chat Documentに学習させた社内規程や提案書などのドキュメントは複数のキーワードで検索でき、縮小表示された回答候補から求める情報であるかを判断できるため、ユーザーは必要とする情報へスムーズに到達できるようになりました。これにより、社員の情報検索に要する時間がチャットボット活用前に比べて1/3に短縮できました。
- 削減効果 ： 60%以上短縮
※年間延べ1,800件の規程検索に対して200時間の削減（提案書流用を除く）
【会社概要】
会社名：株式会社ニーズウェル
所在地：東京都千代田区紀尾井町4-1 ニューオータニ ガーデンコート13階
代表者：代表取締役社長 船津 浩三
設立：1986年10月
URL：https://www.needswell.com/
事業内容：ソフトウェアの開発・運用・保守、ソリューション製品の開発・販売・運用・保守
【報道関係資料】
IRニュース https://www.needswell.com/ir/news
その他のお知らせ https://www.needswell.com/news/index
【製品・サービスについてのお問合せ先】ソリューション営業部
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