SmartFlow提出依頼機能
■背景
ワークフローシステムの多くは、申請者による申請を起点とした業務を想定しています。一方、企業規模が大きくなればなるほど、効率的な業務運営のために、業務管理者が期限や締め日を設けて、日・週・月などのサイクルで提出を求めていくという動きが基本となっています。
SmartFlowでは上記のような中堅～大企業のニーズに対応するため、提出管理の機能を開発致しました。
■新機能① 提出依頼機能
宛先の部署や個人に対して、提出期限を設定の上、特定の書類の提出依頼を求める機能です。
提出依頼をしたい書類に対し、所属・役職・ユーザー名のいずれかで依頼者を設定することで、設定された依頼者は提出依頼機能が使用できるようになります。
SmartFlow提出依頼機能
■新機能② 提出進捗管理機能
提出を求めた書類の提出状況を確認できる機能です。
一覧でユーザーごとの提出待ち、承認待ち、完了のステータスが確認でき、ステータスに絞った表示やその後の催促メールの送信も可能なためステータスごとの管理が容易になります。
■新機能③ 催促機能
提出がない相手に対して、任意のタイミングで提出催促通知を行うことができます。
進捗管理を行い、未提出のユーザーや至急提出が必要なユーザーに対して、SmartFlowから催促通知が送信可能です。
依頼者は個別に口頭やメールで催促の連絡をする必要がなく、管理の手間を軽減します。
SmartFlowの提出依頼機能の詳細については、下記のリンクよりご確認頂けます。
https://smartflow.vebuin.com/jp/task-request/
■期待する効果
従来は、期限どおりに書類を集めて、正確に別のシステムへ転記することが業務担当者の責務でした。しかしながら、このようなプロセスの手間のかかる部分は、SmartFlowによってサポートされるようになります。そのため、業務担当者はデータ化された書類を元に業務分析を行い、処理ではなく業務改善のために時間を使えるようになることが期待されます。
申請者にとっても、提出期限がTOP画面で管理されてくるため、業務を漏れなく期日どおりに実行できる環境が整います。
■今後の展開について
今後も同機能のさらなるアップデートとして、以下の機能改修を行っていく予定です。
・提出期限を超過した場合、申請が行えなくなる機能
・催促通知だけでなく、提出期限〇日前という時限設定で自動リマインダーを行う機能
・エクセルアップロードで依頼先を指定したり、必要に応じて申請書の一部内容を記入済みの形で提出依頼を求める機能
・Ａ書類の提出が終わったらＢ書類の提出を求める、と言ったように、提出依頼のプロセスを自動化する機能
・書類ごとの一括出力
さらに、実運用を元に、お客様の声を元にした機能改善を続けてまいります。
■価格
SmartFlowをご契約のお客様について、上記機能は追加オプション契約は不要で、無料でご利用頂けます。
（ご参考）
SmartFlowご提供プラン
・ワークフロープラン：300円（税別）/月/ユーザー
・経費精算プラン：300円（税別）/月/ユーザー
・同時利用で500円（税別）/月/ユーザー
■SmartFlowについて
SmartFlowは、システムが苦手な方でもノーコードで手軽に社内の稟議・申請、承業務を電子化することが可能なクラウド型ワークフローシステムです。スマホアプリ対応やLINE WORKS等のグループウェア連携も実装されており、申請者、承認者にとっても嬉しい機能が盛りだくさんです。
経費精算では、立替経費精算、交通費精算、請求書の支払依頼業務を電子化することができます。インボイス制度や電子帳簿保存法など今求められている法令対応の機能や、AI-OCRによる領収書/請求書読み取り、交通費自動計算機能などの最新機能が、標準搭載されています。
Smart Flowワークフロー：https://smartflow.vebuin.com/jp/
Smart Flow経費精算：https://smartflow.vebuin.com/jp/expense/
■VeBuIn株式会社 概要
社名：VeBuIn株式会社
所在地：茨城県 つくば市 梅園２ー１−１３ 筑波コウケンビル ３F
代表者：シャー バビック
設立：2015年4月
URL：https://vebuin.com
