※1 現場部門（非IT部門）が自らデジタルを活用し、全社のデジタル化を加速させること
https://www.dreamarts.co.jp/democratization/
■段階的な業務デジタル化で着実な業務変革を目指す
北海道ジェイ・アール・システム開発は、JR北海道グループ内外多くのお客さまのシステムの提案・開発・運用・保全をおこなう情報サービス企業です。 JR北海道グループの一員として、すべてのお客さまに対して、ベストの提案と信頼関係を築けるソリューションパートナー企業を目指しています。
一方、社内業務では総務人事関連から開発現場まであらゆる業務を紙、Excelを使って運用していたため、申請・承認業務による作成・確認工数の増大だけでなく、紙業務での働き方制限が発生するなどの業務課題を抱えていました。 例えば稟議書は業務ごとに32種類が存在し、あるひとつの業務では年間300～500件の稟議が必要になります。 特に四半期末は申請が集中するため、決裁者は確認作業に多くの時間を費やされ、本来業務の時間を圧迫していました。 また、社内で利用するシステムやデータが個々に分断されており、情報管理・活用・分析ができていない課題も存在。 2023年までに、社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化、それらを現場部門自らが取り組むことのできる状態を目指すべく、ワークフロー、文書管理の両方をノーコード・ローコード開発できるシステムの検討を開始しました。
■申請業務だけなく社内業務全般のデジタル化を目的に導入
北海道ジェイ・アール・システム開発は当初、紙の申請業務の電子化をメインにワークフローシステムの選定をおこなっていました。 しかしSmartDB(R)の試験利用を経て、単に紙やハンコを置き換えるだけの電子化ではなく、文書管理を含めた社内業務全般とそのプロセス全体をカバーしたデジタル化のアプローチに惹かれ、当初の方針から変更しました。 改善すべき社内のさまざまな業務があるなか、他社システムに比べて実現できるカバー範囲がもっとも多かったことがSmartDB(R)採用決定の後押しになっています。
北海道ジェイ・アール・システム開発では、業務支援グループ企画ユニット部門が中心となり、まずは稟議書のデジタル化が進行しています。 それにあたり、32種類のうちSmartDB(R)に移行する稟議書は、業務プロセスを整流化するため1つの稟議アプリに統合。 対象業務によって必要項目やアクセス権限が異なる点もSmartDB(R)の機能を活用し、ノーコードで開発できています。 また週1回の社内勉強会を開催し、非IT部門のメンバーがSmartDB(R)開発者となれるよう、教育を進めています。 これらの取り組みにより、業務デジタル化・業務改善がさらに加速化し、各部門の残業時間の削減にもつながると考えています。 今後SmartDB(R)は、各社取引先との課題管理での活用や、社内業務システムとの連携など、さまざまな業務デジタル化に活用される予定です。
イメージ：SmartDB(R)による稟議のBeforeAfter
■株式会社北海道ジェイ・アール・システム開発 企画・業務支援グループ 常務取締役
野田 雅人 氏からのコメント
北海道ジェイ・アール・システム開発では、最新の情報技術の追求と自社の革新を通じて、JR北海道グループへの新たな価値提供を目指しています。 今回の取り組みは、その実現に向けたひとつであり、当社では2022年から2023年にかけて、段階的に社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化を進めていきます。 まず2022年度には「脱ハンコ、脱ペーパーによるコスト削減」をかかげ、SmartDB(R)を使った社員の業務課題解決能力、改善能力の育成を進めていきます。 2023年には「社内情報の統合と文書管理機能の構築」をかかげ、社内のデジタル化対象の範囲を拡大していきます。 社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化をかかげている私たちにとって、ワークフローだけでなく文書管理としても利用できるSmartDB(R)はまさに求めていたツールでした。 これからSmartDB(R)を使って、社内業務全般のデジタル化だけでなく、各部門が自律的に業務デジタル化を進める環境の実現を目指します。 また今後、当社のSmartDB(R)導入の取り組みを通じてJR北海道グループ各社の業務改善・効率化にも貢献していきたいと考えています。
ドリーム・アーツには引き続き、北海道ジェイ・アール・システム開発の挑戦を支援して頂けることを期待しています。
北海道ジェイ・アール・システム開発とドリーム・アーツは、今後も“協創”で「現場力強化」「企業競争力向上」の領域において、さらなるパートナーシップを育んでまいります。
SmartDB(R)（スマートデービー）について https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
SmartDB(R)は、大企業市場シェアNo.1（※）の業務デジタル化クラウドです。 現場個別の業務から全社横断業務までノーコード・ローコードで開発可能。 ワークフローとWebデータベースを中心に多彩な機能をもち、柔軟な外部システム連携、きめ細やかな権限管理、高度なセキュリティ要件にも対応しています。 三菱UFJ銀行や大和ハウス工業、立命館大学など、大企業を中心に50万名以上が利用中です。 サービス基盤としてマイクロソフトが提供するクラウドプラットフォーム「Microsoft Azure」を採用し、利用規模の変化やコンテンツの増加にも柔軟に対応できる環境を実現しています。
※テクノ・システム・リサーチ「2021年 SaaS型ワークフロー市場メーカーシェア（従業員数1,000名以上）」より
株式会社北海道ジェイ・アール・システム開発について https://www.hjsd.co.jp/
JR北海道の基幹システムの開発・運⽤で培った技術と知識を活⽤し、「運輸」「流通」「ホテル」といったシステムソリューションを構築することで、ＪＲ北海道グループの幅広い事業を⽀えています。 鉄道という社会インフラを⽀える北海道新幹線や在来線の運輸関連システム、ＩＣカードを活⽤したKitaca関連システムなど、数多くのシステム開発・運⽤を⼿がけています。 最先端の技術を⽣かすと共に、新たな価値とサービスを提供するソリューションビジネスを展開しています。
株式会社ドリーム・アーツについて https://www.dreamarts.co.jp/
1996 年 12 月に設立されたドリーム・アーツは「協創する喜びにあふれる人と組織と社会の発展に貢献する」 をコーポレート・ミッションに、「情報共有」と「対話」を重視した独創的かつ高品質なソリューションとサービスを提供します。 「協創力を究めよ」のスローガンのもと、ICT だけでも人間だけでもできないビジネス上の難題の解決を ICT と「協創」でお手伝いしています。 大企業向け業務デジタル化クラウドSmartDB(R)、多店舗オペレーション改革を支援する「Shopらん(R)（ショップラン）」、大企業の働き方を変えるビジネスコックピット「InsuiteX(R)（インスイートエックス）」などのクラウドサービスを開発・提供しています。
