SmartFlow経費精算は、領収書の使い回しを防止する重複申請防止機能をリリースしました。
AIが添付された領収書の画像データを自動チェックし、過去の申請で添付された画像データと照合することで、同一の申請が発生することを防ぐ機能です。
■背景
経費精算業務において、紙の領収書原本を証憑として活用する場合は、使いまわしが起きる前提として複製（コピー）が必要となります。このため、故意でなければ使いまわしが起きづらいほか、受け手側にとっても見た目で複製であると気が付きやすいです。
一方、経費精算業務を電子化し、領収書画像データを証憑として用いる場合、手元には紙の領収書原本が残ってしまうため、誤って同じ領収書を使いまわしてしまうリスクが残るほか、受け手側にとってもすべての証憑が同質の画像データのために、見た目で使いまわしに気が付くことが困難です。
経費精算業務の頻度が低い会社であれば、記憶の中から申請～承認のフロー内で同一の申請が回っていることに気が付く人が現れるかもしれません。一方、会社規模が大きくなり、経費精算業務の頻度が高まるほど、重複申請が起きていても気が付くことが困難になり、重複申請を防ごうとすれば、確認の手間が大きくなってしまいます。
そこで、SmartFlowでは経費申請に添付された領収書について、過去に利用済みのものでないかをAIが画像認識し、自動チェックする機能を開発しました。この機能により、同一内容での経費の重複申請を防止されますので、安心して経費精算業務の電子化を図ることができます。
■重複申請防止機能の概要
経費精算時に、添付した領収書が過去に申請された領収書と重複していないかをAIが自動チェックします。
これによりミスまたは故意による経費の重複申請を防ぐとともに、承認者や財務/経理担当者が証憑をチェックする負担を軽減します。
実際の操作イメージは、下記のリンクよりご確認頂けます。
【重複申請防止の設定】
重複していないか確認するための照合範囲は、2パターンの設定が可能です。
①自分が過去に申請した領収書と重複していないか
②会社全体で過去に申請した領収書と重複していないか
また、完全一致のケースだけでなく、同じレシートだが別の画像ファイルであるというケースや、内容的な重複（時間はずれているが、同じ日に同じ物を同じ店舗で買っているなど）などをチェックできるように、一致率に応じたアラートを設定することも可能です。
【一致率の選択】
SmartFlowの重複申請防止機能では、AIによって読み取られたデータが○%以上一致していた場合にエラーを表示するなどの設定ができるため、柔軟性の高い運用が可能です。
以下はAIが判断した一致率のサンプルです。
■法令対応と業務効率化の両立
電子帳簿保存法の法的要件に沿って正しく運用すれば、紙の領収書の原本保管が不要となります。しかし、上記のとおり、経費精算業務の電子化を進めた際に、画像のチェック機能がなければ、想定外の工数（証憑の入念なチェック）が増えてしまいかねません。 今回の重複申請防止機能のリリースにより、領収書の使い回しを防止し、安心して経費精算業務を電子化することができます。
なお、SmartFlowはJIIMA（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けた電子帳簿保存法対応製品です。申請された画像はそのまま会社の正式な証憑として活用でき、証憑の送付・保管の負担をゼロとしながら、様々な機能によって経費申請～承認までのプロセスを大きく効率化させることができます。
■今後の展開について
SmartFlowでは、最先端の技術を利用可能なAIエンジニアチームが確立されており、今後も積極的にAIを活用した機能の開発を進めてまいります。今後も機能のアップデートを続け、より多くのユーザー企業が法令対応と業務効率化の両立を実現できる経費精算システムを目指します。
■価格
上記機能はSmartFlowの追加機能であり、別途のオプション契約不要でご利用いただけます。
SmartFlowをご契約のお客様について、上記機能は追加オプション契約は不要で、無料でご利用頂けます。
（ご参考）
SmartFlowご提供プラン
・ワークフロープラン：300円（税別）/月/ユーザー
・経費精算プラン：300円（税別）/月/ユーザー
・同時利用で500円（税別）/月/ユーザー
■SmartFlowについて
SmartFlowは、システムが苦手な方でもノーコードで手軽に社内の稟議・申請、承業務を電子化することが可能なクラウドワークフローシステムです。スマホアプリ対応やLINEWORKS等のグループウェア連携も実装されており、申請者、承認者にとっても嬉しい機能が盛りだくさんです。
■Smart Flow経費精算について
経費精算機能では、立替経費精算、交通費精算、請求書の支払依頼業務を電子化することができます。インボイス制度や電子帳簿保存法など今求められている法令対応の機能や、AI-OCRによる領収書/請求書読み取り、交通費自動計算機能などの最新機能が、標準搭載されています。
Smart Flowワークフロー：https://smartflow.vebuin.com/jp/
Smart Flow経費精算：https://smartflow.vebuin.com/jp/expense/
■VeBuIn株式会社 概要
社名：VeBuIn株式会社
所在地：茨城県 つくば市 梅園２ー１−１３ 筑波コウケンビル ３F
代表者：シャー バビック
設立：2015年4月
URL：https://vebuin.com/
