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企業においてSaaSの利用は急増しており、それに伴う社員や協力会社など外部パートナーのID管理業務は煩雑さを増しています。今回提供を開始する新機能「棚卸台帳」は、SaaSに関する最もコアで煩雑な資産であるIDの管理台帳として、手間や漏れを大きく削減することが可能です。
特に社員の入退社や異動、外部パートナーの変更などで生じるIDの作成、変更、変更といったID棚卸の工数は拡大しており、情報システム部門や総務などの担当者にとって大きな負担となっています。当社の試算では、「棚卸台帳」の提供によりID棚卸工数を約50%削減※1できるものと見込んでいます。
■棚卸台帳の概要
各SaaSからAPIやCSV等を経由して取り込まれるアカウント情報を、即座に名寄せし、棚卸台帳を自動生成します。（システム的な名寄せは、氏名/従業員番号/メールアドレスのローカルパートなど、様々な項目で実現が可能です。システム的に名寄せできない部分に関しては、手動で名寄せして頂く必要があります。）
「ActiveDirectoryや人事労務SaaSには登録されていないが、アカウントが発行されている協力会社など外部パートナーのIDや非正規雇用の方へ発行しているアカウント」「人事系SaaSには登録されていないが、営業系SaaSには登録されている人」も一元的に整理することが出来るので、利用の過程でアカウントマスタを自動で生成することが可能です。
また、アカウント情報に合わせてライセンスも管理一元的にする管理できます。
■棚卸台帳に関する３つの特長
1. リアルタイム性と時限的な記録の両立
「LOCKED」シリーズで提供されるワークフローの結果を即時で反映します。また、様々なシステムから自動で最新のアカウント情報を取得することが出来ます。
2. 運用工数を50％削減※1する名寄せルール
手動での名寄せは勿論、「営業系SaaSのAはID」、「人事系SaaSのBは社員番号」など複数の項目を組み合わせてシステム的に名寄せを実現します。これにより棚卸台帳を運用する上で煩雑な作業工数を50％削減します。また名寄せの過程で「人事系SaaSの氏名を分割し、姓名としてあつかう」など大きな柔軟性を実現しています。
3. ライセンスも含めた、柔軟な集計とエクスポート
各SaaSの様々な項目を組み合わせて集計することが可能です。SaaSや特定の部門に絞ってエクスポートすることで、監査対応に関するオペレーションの工数も大幅に削減することが出来ます。契約に関する情報も含めて整理ができます。
■企業におけるID棚卸工数の増加
システムによる効率化に積極的に取り組まれている500名前後の企業様では、1社あたり30個程度のシステム（SaaSのみならず、オンプレミスも含む）を利用していることも少なくありません。
このような企業の場合、専任担当2~3名程度で、半年または四半期ごとに大量のIDを棚卸しされているのが通常です。実際の企業様の事例では1度の棚卸しに2週間程度の作業工数となっていました。
特に昨今では、SaaSの企業での利用は拡大しており、特定部門でのみ運用するシステム（例：営業部で利用するSalesforce、人事部で利用するSmartHR等）も増えています。これらのシステムは全体のID棚卸を実施する情報システム部門からの目が離れていることも少なくありません。
このように煩雑なID棚卸は、膨大な作業工数を要する場合があります。
■（※1）「棚卸台帳」でID棚卸工数50%削減の試算
「棚卸台帳」の機能をご利用頂くことで、半自動的に管理台帳をアップデートすることができ、ID棚卸にかかる作業時間を約50%削減することが可能となると試算しています。
【試算の条件】
・SaaS利用状況： 500名の企業にて15個（API提供あり10個、API提供なし5個）のSaaS利用想定
・作業内容： 四半期毎にアカウント情報だけでなく、アカウント発行対象者の500名の情報の洗替を行い、7500（500名x15個）あるアカウントの所有者を明確にし直す
【手動の場合】
① アカウント情報の洗替： 約7.5時間
1SaaS辺りの500名分のアカウント情報のCSVのエクスポートに加え、データの整形の作業。（CSVエクスポート機能ない場合は手動による作成）を30分として、30分×15個のSaaSの時間を想定。
② アカウント発行対象者情報の洗替： 約12時間
アカウント発行者の洗替は各部署など運用担当と連絡をとった上で整理する形になります。多くの場合、1SaaS辺り0.5名の担当者が存在するため、今回の例では8名の担当者と連携を取りながら所有者の情報を更新する作業を想定。
③ アカウントの名寄せ： 約20時間
アカウントやアカウント発行対象者の洗替を行った上で、変更のあったアカウントを整理します。具体的には、アカウント発行対象者に名寄せしていく作業となります。1アカウント10秒の工数として7500個のアカウントを整理する時間を想定。
④ 合計： 約39.5時間
【「棚卸台帳」使用の場合】
① アカウント情報の洗替： 約2.5時間
APIで取得可能なものは、全て自動で更新されます。1クリックで実現できるため、1サービス辺り3秒と試算すると10個のSaaSが30秒で実施できます。API提供の無いサービスもCSVにより洗替が可能です。ここは当初のまま1サービス辺り30分×5個で実施ができます。
② アカウント発行対象者情報の洗替： 約12時間
アカウント発行対象者の洗替 この作業は当初のまま必要な連携となるため、削減の対象外になります。
③ アカウントの名寄せ： 約4時間
アカウントの姓名やメールアドレスにてシステム的に名寄せができるため、8割が自動で実施ができます。残りの1500個を今まで通り手動で行うことで、全体でも4時間で作業ができます。
④ 合計： 約18.5時間
株式会社onetapについて
株式会社onetapは、SaaSの浸透と共に煩雑化する管理統制の課題を解決するLOCKEDプラットフォームを提供しています。SSO/自動設定/台帳を一元的に提供する業界初のソリューションとして、企業のクラウド化/DX推進を支援します。
弊社はZホールディングス及びマネックスグループのベンチャーキャピタルなど、複数の投資ファンドから累計約2億円を調達しており、SaaSの管理統制プラットフォーム「LOCKED」の企画・開発・運営を行っております。
社名：株式会社onetap
所在地：東京都千代田区鍛冶町一丁目6番15号
代表取締役：武田 義基
サービスURL：https://locked.jp
