ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting（ティモミーティング）」「AIアシスタント」と「AIアドバイザリー」の２機能を同時追加

総合人材サービス・パーソルグループのパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社（本社：東京都江東区、代表取締役社長：市村和幸、以下パーソルP&T）が開発・提供する、ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting」に、OpenAI社の「ChatGPT」を活用した「AIアシスタント」と「AIアドバイザリー」の２機能を同時追加したことをお知らせします。

パーソルP&Tが2023年3月に実施した、従業員100名以上の企業に勤める会社員・経営層500人を対象とした当社の調査※1で、会議準備における「アジェンダ作成」に対して半数以上の人がストレスを感じていると回答しました。

この調査をもとに、300社にヒアリングを行った結果、「経営会議の運営を行っている経営企画では、他の業務と兼任しているため、アジェンダの精査まで手が回らない」「時間があったとしてもアジェンダの精査をするだけのスキルがなく対応できない」などの課題が浮かび上がってきました。

※1 『社内会議・社内ミーティングに関する実態調査』https://www.persol-pt.co.jp/news/2023/03/29/7580/

「アジェンダ作成」に関する課題を解決するために、このたび「AIアシスタント」、「AIアドバイザリー」の2機能を開発しました。これらの機能追加により、アジェンダの作成時間を削減し、質の高い会議を実現します。

＜各機能について＞

1）AIアシスタント機能

添付資料を読み込んで会議体にあったテンプレート（決議・議論・報告）に沿ったサマリーを自動生成し、アジェンダの作成時間を削減します。

サマリーは目的・目標・背景・概要・想定される論点などを端的にまとめて抽出することが可能です。

活用例

課題：経営会議などで会議資料を作りこんだもののページ数が多く、会議中の説明が上長化して説明時間が長くなり、本質的な議論をする時間が確保できない。

解決：会議資料を自動でA4 1ページ以内の文章に端的にまとることができます。これによりアジェンダの理解度が向上し、どこに論点があるのか把握しやすくなるので会議参加者が意見を出しやすくなります。

紹介動画はこちら　https://www.persol-pt.co.jp/timo/timomeeting.html#ank04

2）AIアドバイザリー機能

添付資料やサマリーに対して、法務的な観点、コンプライアンス的な観点など、AIを活用することで内容を精査し、アドバイスが受けられます。これにより、ブラッシュアップされたアジェンダを作成することができ、質の高い会議が実現可能になります。

「参照データを要約する」「参照データから論点を抽出する」「参照データに関連した法律を挙げる」「参照データからメリットとデメリットをまとめる」の選択肢によって、様々な角度から論点の抜け漏れがないか確認することができます。

活用例

課題：アジェンダがどの法律に影響しているのか法務確認する際に、法務に１から全体の説明をすることで一定の時間を要し、法律の知識が乏しい中どこが法的に論点になりそうなのか示唆する必要があるので、人によっては、確認の難易度が高い。

解決：AIを活用して、添付資料やサマリーのデータを読み込ませて、参照データに関連した法律の確認が簡単に行えます。これにより、法務確認のための申請フォーマットの記入や全体像の説明時間を短縮することができます。また、法律の知識が乏しい人でも法的に論点になりそうな内容を簡単に確認することができるため、議論の質を向上させることができます。

紹介動画はこちら　https://www.persol-pt.co.jp/timo/timomeeting.html#ank05

これからもパーソルP&Tでは、会議プロセスごとにChat GPTなどのAIを活用し、会議前のアジェンダ作成から会議後の議事録共有まで、一連の作業を効率化することにより、企業の生産性向上に貢献していきます。

■ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting」について

「TIMO Meeting」は、会議前～会議後までのプロセスをデジタル化と一元管理を通じて「会議品質の向上、会議時間の削減」を実現するミーティングマネジメントツールです。「会議運営の効率化」や「アジェンダコントロール」「会議の質向上」につながる機能を搭載し、メンバーレベルの会議から経営会議に至るまで対応します。

<「TIMO Meeting」の主な機能と特徴>

1）会議運営の効率化

・会議体の作成から事前の展開、議事録の作成まで一連のプロセスをデジタル化

・全自動化された通知やリマインドがあるので、会議運営のサポートに最適

・多言語に対応したAI文字起こしとAI要約によりにより、議事録作成の業務が大幅に軽減

2）アジェンダコントロール

・サマリフォーマットを活用することで論点の抜け漏れをなくす

・事前決裁することで、議論が不要なアジェンダを事前に完了し、議論が必要なアジェンダに時間を費やせる

・簡単な操作で情報へのアクセス制限を実施

３）会議の質向上

・事前にアジェンダを展開しコメントの機能を利用することで、デジタル上で根回し・意見収集が可能に

・Todo管理を行うことで会議での決定事項を確実に実行へ