Web会議システムの選定ポイント
Web会議システムは現代において必要不可欠であり、非常に便利なツールです。
様々なニーズのある現代では、別途ツールの契約が必要ないほど機能が豊富なものや、機能はシンプルで音質・画質にこだわったものなど、用途に応じて多種多様な選択肢が存在しています。
ただし、ただ機能が多いからこのツールにしよう、一番安いからこのツールにしよう、と言ったような安直な理由でツールの選択を行うことだけは絶対にやめましょう！
例えば、自身の持つ環境での安定した動作が1番必要だと考えていたはずなのに、機能が多いからといって契約したツールは、自身の環境動作が重く契約を取り止めざるを得ない場合。Web会議の記録を継続的に録画で残しておきたいと考えていたのに、録画の保存期間制限がある場合。PCでの動作は適していたが、スマートフォンでの利用を考慮せず、外出時の参加が難しい場合。
など、そのWebツールの特性を理解しないまま契約を行い選択を誤ると、自社にとっての最大限の利益を得ることができなくなってしまいます。今後本当に必要な機能が何なのか、どんな運用をしていきたいのかをしっかりと考え、吟味した上で、ツールを選択をしましょう。
様々なツールの中から自分の利用に適したWeb会議ツールを見つけ出せれば、間違いなくそれまでと比べ物にならないほど効率的な作業を行うことができます。
Web会議システム選択時の注目ポイント
以下の機能について何に注目して選択すればいいのか解説していきます。
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各種機能
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時間人数制限
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セキュリティ
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導入費用
各種機能
録画・録音機能 録画の機能はほとんどのツールで最初から搭載されている機能になります。しかし、ツールによって録画時間や画質・音質の選択肢が異なることがあるため、こだわりがある方はしっかりと確認してから利用するようにしましょう。また、Web会議ツールによっては会議終了後に録画から文字起こしが可能なものも存在します。別途で議事録などのために文字起こし機能を利用したいと考えている方は、ツール内のオプション機能として文字起こしがあるものを選択するのが良いでしょう。
字幕・翻訳機能 近年のWeb会議ツールには字幕と翻訳を行うことのできるツールが存在します。これまでは別途そのためのサービスを契約する必要がありましたが、現在は1つのツールの中でまとめて機能を利用できることがあります。初めて利用するユーザーも別ツールとの連携作業もいらないため、比較的手間取らずに利用することができます。また、別途サービスを契約する手間もなくなり、コストパフォーマンスも向上する可能性があります。低コストで簡単に使いたいという方や、基本機能の他に字幕・翻訳機能が必要な場合は契約前に確認しておきましょう。 対応言語 Web会議システムの中には多言語に対応しているものが多くあります。しかし、対応言語が多いからといって確認を怠ると、実は必要な言語には対応していなかったということや、別途費用が発生するということもあり得ます。そのため、事前にどの言語が必要なのかしっかりと確認しましょう。 連携サービス Web会議サービスを利用するにあたり、事前に自分で利用していたツールと連携ができるかどうかについても確認する必要があります。企業・個人に関わらず、生活の中で多種多様なツールを利用しているかと思いますが、できることなら今使っているツールと互換性があれば、Webツールに合わせた変更を行う必要がありませんよね？そうすればスイッチコストも発生せず、慣れた環境のままで新しいツールの使い方だけに時間を割くことができます。そのため、事前にどんなツールとの連携が可能なのかを確認することでより簡単に効率化を実施できます。
時間・人数制限
基本的には、Web会議システムごとに会議を実施できる時間と人数が限られています。
例えば、有名なZoomを無料で使う場合は以下のような条件が設定されています。
人数：最大100 名まで
時間：最大40分 まで
以前のZoomは無料プランでも1対1であれば時間無制限で利用することができていました。
しかし、2022年の５月からは1対1での利用時間が40分へと変更されています。
有料プランに変更した場合Zoomでは、最大30時間連続、100名〜1000名でのWeb会議の実施が可能となります。
無料プランでも一度終了することで何度でも利用することが可能ですが、面倒に感じる場合は有料プランへの変更も考えましょう。
セキュリティ
Web会議システムを選ぶ際には、求めるセキュリティレベルを利用ツールが満たしているかどうか確認が必要です。Web会議システムを利用するに当たり、情報漏洩を防ぐため第三者によるアクセスには細心の注意を払う必要があります。
暗号化通信：通信内容はHTTPSではTLS1.2以上で、UDPではAES-256以上で暗号化されているか
セキュリティコード：会議参加に必要なセキュリティコードを発行できるか
認証取得：セキュリティを信頼するのための指標となる認証を獲得しているか
内部情報：ツール内での情報管理、権限設定はユーザーが管理することができるか• 内部情報：ツール内での情報管理、権限設定はユーザーが管理することができるか
挙げていけば数多くセキュリティの指標となる項目はあります。自分の求めるセキュリティレベルに合っているか、しっかりと見定めましょう。
導入費用
導入に必要な費用もシステム選定時の重要なポイントです。
契約期間の選択ができない場合や、同様の機能を持ったツールでも料金に違いがある場合もあるでしょう。プランによって受けられるカスタマーサポートの幅に違いがあることも多くあります。決められた費用の中で自身の利用に必要な機能とサポートが揃っているのか、確認を怠らない必要があります。
まとめ
今回はWebシステム選定時の必要なポイントについてご紹介いたしました。今回挙げたポイントはとても重要なものですが、人によってこの他にも数多くの選定ポイントがあるかと思います。
一度利用を始めたら、長く使うことができた方が個人としても企業としてもありがたいですよね？
頻繁にツールの変更があると、一々その使い方を覚えることに労力を割かれ逆効果になってしまいます。そうならないためにも、利用開始前に本当に自身の利用条件に適しているのか、一度シュミレーションを行うなどして確認してみましょう。
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