Backlog、九州大学の業務システム導入・管理業務に活用され会議時間30％削減*、会議資料の作成を不要にする等の業務効率化に貢献*

• 「Backlog」の導入背景と利用している業務

九州大学情報企画課は、人事給与、財務会計、学務など九州大学の事務部門における各業務システムをはじめ、それを支えるサーバーやネットワーク等の情報インフラの維持管理をしている部門です。

Backlogを導入する前は、複数ツールが乱立することによる情報の分散が起きていました。外部ベンダー、課内、システムを導入する学内の部門の3者間でリアルタイムな情報共有ができず、定例会議での確認事項が多くなっていました。また、案件の複雑化に伴い、エクセルでのタスク管理が限界を迎えていました。

それらの課題を解決するために、事務用電子計算機システム機種更新のプロジェクト管理を皮切りに、2018年頃からBacklogを導入しました。

• 「Backlog」導入の効果

1.情報を1つのツールに集約することによる業務効率化

学内各部署とベンダー間においてリアルタイムでの情報共有が可能になったことで、プロジェクトの進捗スピードと精度が上がりました。ベンダーとの定例会議ではBacklogの画面を確認することで会議資料の作成が不要になり、会議での確認事項が減ることで会議時間自体も90分から60分に短縮されました。

その結果、「プロジェクトに関する業務は、全部Backlogに集約して管理する方が効率良くなるよね」という認識ができ、自然な流れでさまざまなプロジェクトがBacklogによる管理に移行していきました。

2.テレワークにも耐えられるBacklogを起点とした承認フローの構築

Backlogの強さを改めて実感したのは、コロナ対策でテレワークに移行した時です。担当者内でのコミュニケーションが取りにくい状況になりましたが、業務を止めることなく乗り越えることができたのはBacklogのおかげかもしれません。対面で丁寧な確認作業ができない中でも、Backlog上で課題を起票して承認をとることで、詳細な内容を課題上で確認できるだけでなく、承認フローを踏んだ証憑としても残ります。ヒューマンエラーを防止するという意味でも、対応する職員の負担を軽減できるという意味でも大きなメリットを感じています。

3.ナレッジの蓄積による新任者へのスムーズな業務引き継ぎ

大学職員は異動が多い職種であるため、人事異動などで担当者が変わる際に困らないよう、Wikiに担当業務のノウハウを蓄積しています。コロナ禍では大学も日々特別対応を迫られ、学生対応に追われる中で新任者の教育に十分な手間を掛けられない場面もありました。しかしBacklogに業務に必要なナレッジを蓄積していたことで、着任後間も無い新任者も当課ではスムーズに業務に取りかかれました。シンプルなUIのおかげで新任者も直感的に使えるので、マネジメントする側としても、とてもありがたいです。

• 今後の展望

Backlogによって、あらゆる業務において効率化が進んでいます。この流れを止めることなく、日々の業務管理や新しい業務システムの導入時にはBacklogでのやり取りを原則とする文化の醸成、定着を推進しながら、今後もさらに活用の場を広げていきたいと考えています。

• 「“進んでるね！”で、チームは進む。」プロジェクト管理・タスク管理ツール「Backlog」について

・Backlog サービスページ：https://backlog.com

「Backlog」は、3つの強みを有するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。

　1. 業界・業種を問わずお使いいただける親しみやすいデザインと操作性

　2. タスク管理のみならず、Wiki、Git、ガントチャートなどの豊富な機能がオールインワン

　3. 人数無制限のため、価格を気にせずチームメンバーを招待可能

2005年のリリース以降、多くのチームのコラボレーション促進に貢献してきました。現在、クラウド版 / オンプレミス版の2種類を提供し、世界で120万人以上のユーザーにお使いいただいています。

・導入事例はこちらから：https://nulab.com/ja/customers/category/service/backlog/

• ヌーラボが提供するサービスについて

ヌーラボは、プロジェクト管理・タスク管理ツール「Backlog」、オンライン作図ツール「Cacoo」、ビジネスチャットツール「Typetalk」、組織の情報セキュリティ・ガバナンスを高めるための「Nulab Pass」を開発・提供しています。

・プロジェクト管理・タスク管理ツール「Backlog」：https://backlog.com

・オンライン作図ツール「Cacoo」：https://cacoo.com

・ビジネスチャットツール「Typetalk」：https://www.typetalk.com

・組織の情報セキュリティ・ガバナンスを高める「Nulab Pass」：https://nulab.com/ja/nulabpass

• 株式会社ヌーラボについて

※ 本プレスリリースに記載された情報は、発表日現在のものです。