※1 現場部門（非IT部門）が自らデジタルを活用し、全社のデジタル化を加速させること
https://www.dreamarts.co.jp/democratization/
■申請・決裁業務にかかる作業時間が本来業務の時間を圧迫
関西学院は1889年に創立し、現在幼稚園から大学・大学院、そしてインターナショナルスクールを持つ総合学園です。AI活用人材の創出にも注力しており、民間企業と共同で、多様なAIの社会実装の先進事例を反映した実践型プログラム「AI活用人材育成プログラム」を開発。 本プログラムは文部科学省「数理・データサイエンス・AI教育プログラム認定制度（リテラシーレベル）」に認定され、４月には学内だけではなく企業や自治体などへの提供も開始しています。
2021年にはポストコロナのパラダイムシフトに対応すべく、超長期ビジョンにデジタルトランスフォーメーション（DX）戦略を追加。 DX戦略では、教育・研究や学生・学修支援等の価値の最大化、サービスや業務、働き方、機能・組織の在り方等の徹底的な見直し、デジタルデータを最大限に活用したマネジメント等の実現に向かって、教育・研究・経営のデジタル化を強力に推進することを目標に掲げています。 その一環として関西学院が取り組んでいるのが申請・決裁業務の効率化とデジタル化です。
関西学院ではこれまで申請・承認業務を紙で運用していたため、承認・押印の手間に伴う出勤が前提になっているほか、データ化のための転記作業や目視での確認作業に時間が費やされ、教職員が本来向き合うべき教育・研究や学生に対応する時間を圧迫していました。 2023年度内の紙申請の原則廃止、デジタル化による業務効率化を実現することを目的としてワークフローシステムの検討を開始しました。
■標準機能で業務要件をカバーできるSmartDB(R)を採用
関西学院がさまざまなシステムを比較検討するうえで重視したのは、学内の申請・承認業務の業務フローを確実にデジタル化できることと、継続的なメンテナンス性を維持するため追加のプログラミングによる開発が不要であることでした。 SmartDB(R)は関西学院が掲げたこの条件をクリアしているうえ、高度なWebデータベース機能も標準機能で備えており、申請・承認業務以外にも会議資料の文書管理などのデジタル化にも活用できる点も評価され、今回の採用に至りました。
関西学院ではあらゆる申請・承認業務のデジタル化を目指しており、まずは人事・総務系業務をデジタル化の対象としました。個人研修費申請や構内設備の修繕を外部業者に依頼する修繕伝票など、合計で年間約5,000件もの申請が発生する紙業務におけるデジタル化と効率化を進めます。 SmartDB(R)の導入により、紙で運用していた際に発生するさまざまな手間やコストの削減だけでなく、承認までのリードタイムの大幅短縮の効果も見込まれるため、教職員が教育・研究に向き合う時間を創出できるよう、教員含む4,500名での利用拡大も検討しています。
SmartDB(R)導入前後の業務プロセスと導入効果
■学校法人関西学院 情報化推進機構 次長 金本 琢磨 氏からのコメント
本学ではDX推進の際、単に申請業務をデジタル化しても、真の効果を享受することができないと考えています。個別最適なデジタル化にしないことを重視しています。 SmartDB(R)は1つのソリューションで、私たちが求める要件を追加開発することなく標準機能でカバーでき、私たちが考えるDXを推進できると確信しました。
関西学院がミッションとして掲げる「世界市民の育成」のため、教員は教育・研究に、職員はより高度な業務に専念できる状態を目指すことが重要だと考えています。
SmartDB(R)による効率化の効果を享受し、教育・研究・業務環境のX（トランスフォーメーション）を目指します。
関西学院とドリーム・アーツは、今後も“協創”で「現場力強化」「協創力向上」の領域において、さらなるパートナーシップを育んでまいります。
SmartDB(R)（スマートデービー）について https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
SmartDB(R)は、大企業市場シェアNo.1（※2）の業務デジタル化クラウドです。 現場個別の業務から全社横断業務までノーコード・ローコードで開発可能。 ワークフローとWebデータベースを中心に多彩な機能をもち、柔軟な外部システム連携、きめ細やかな権限管理、高度なセキュリティ要件にも対応しています。 三菱UFJ銀行や大和ハウス工業、大創産業など、大企業を中心に50万名以上が利用中です。 サービス基盤としてマイクロソフトが提供するクラウドプラットフォーム「Microsoft Azure」を採用し、利用規模の変化やコンテンツの増加にも柔軟に対応できる環境を実現しています。
※2 テクノ・システム・リサーチ「2021年 SaaS型ワークフロー市場メーカーシェア（従業員数1,000名以上）」より
学校法人関西学院について https://ef.kwansei.ac.jp/
関西学院は1889年に創立し、現在幼稚園から大学・大学院、そしてインターナショナルスクールを持つ総合学園です。 キリスト教主義教育を建学の精神とし、世界的な広い視野と価値観を持って活躍できる人間形成を展開しています。創立150周年を迎える2039年を見据えて、超長期ビジョンと長期戦略からなる将来構想「Kwansei Grand Challenge 2039」を策定し、その取り組みを活性化させています。
株式会社ドリーム・アーツについて https://www.dreamarts.co.jp/
1996 年 12 月に設立されたドリーム・アーツは「協創する喜びにあふれる人と組織と社会の発展に貢献する」 をコーポレート・ミッションに、「情報共有」と「対話」を重視した独創的かつ高品質なソリューションとサービスを提供します。 「協創力を究めよ」のスローガンのもと、ICT だけでも人間だけでもできないビジネス上の難題の解決を ICT と「協創」でお手伝いしています。 大企業向け業務デジタル化クラウドSmartDB(R)、多店舗オペレーション改革を支援する「Shopらん(R)（ショップラン）」、大企業の働き方を変えるビジネスコックピット「InsuiteX(R)（インスイートエックス）」などのクラウドサービスを開発・提供しています。
