ひとつでも当てはまるなら、ぜひ導入をご検討ください。
・会員情報の管理に苦労している
・会費の管理に苦労している
・会員からの問い合わせに苦労している
・ウェブサイトの情報の書き換えに苦労している
・事務局機能を外部委託しているが、費用が割高だと感じる
・学術集会を開催している
・講習会/教育セミナーを開催している
・幹事会などのWeb会議を行う際に時間制限があって困る
EMYUN LLC (エミュイン合同会社) の 学術団体DXシステム が全てを解決します！
https://www.emuyn.net/aoss/index
デモサイト
https://aoss-demo.emuyn.net/
- すべての学術団体にDX (デジタルトランスフォーメーション) を！
非営利の学術団体の活動において、効率の良い運営システムを準備することは容易ではありません。 特に、予算の限られる中小規模の学術団体では、ウェブシステムの開発を外注することは現実的ではありません。 その結果、一部のメンバーがボランティアベースで手作業の会員管理などを請け負い、大きな負担となっているという現状があります。
負担軽減のため事務局機能を外注した結果、会員一人あたりにかかる費用がその年会費以上となってしまい、 年会費を値上げせざるを得なくなったとの笑えない話もあります。
実際のところ、EMUYN の開発担当者の一人が幹事を務める団体でも同様の事態となりました。 それを受けて、全てを解決するためのシステムを開発することになりました。 そのシステムは、その他の多くの学術団体でも適用可能なように設計してあります。
コストと手間を確実に削減できますので、ぜひ多くの学術団体様でご利用いただきたいと思います。
- EMUYN 学術団体DXシステム の概要
学術団体様の業務全般をサポートし、労務軽減と、コスト削減に寄与します。
本システムによる架空の学術団体のデモサイト画面
本システムによる架空の学術団体のデモサイトをお試しになれます。 会費の支払いや、学術集会への演題登録など、さまざまな機能を実際にお試しいただけます。 (操作結果は翌日までに初期化されます)
- ウェブサイト (ホームページ) の作成とホスティング
様々な機能を組み込んだ、高機能なウェブサイトご用意いたします。
ログインしていない訪問者や一般の会員から見ると通常のウェブサイトですが、 役員や事務局がログインした場合には、 データベースを管理し、外部の収納代行サービスと連携する統合ウェブアプリとして機能します。
デザインは、デモサイトに準じたものになりますが、配色やフォントは変更可能です。 お好きな場所にご指定の画像を入れることができます。 また、Google Slides や YouTube を配置することができます。
すでにホームページをお持ちの場合は、 構成と文言をコピーして同じ内容で再構築することもできますし、 そのホームページとリンクさせることも可能です。
運用開始後の内容の修正は、各々の団体様自身に行っていただきます。 対応する Google ドキュメントやスプレッドシートを修正 (ワードやエクセルとほぼ同じ操作) すればサイトに反映されるという仕組みですので、 「ホームページを修正するなんて無理無理」という方ばかりでも心配いりません。
- 会員管理
会員情報の管理
会員には、会員ID / パスワート にてサイトにログインしてもらい、会員情報は会員自身に管理してもらいます。
会費の管理
会費は決済代行システムを用いてオンラインで全て完結します。 支払われた会費は、数日以内に学術団体の銀行口座に、 決済代行システムの手数料 (決済成立ごと3.6%) を差し引いた額が振り込まれます。
会員に対して、運営側から一斉メールを送信して連絡ができます。 会費の請求も、未払いの会員だけを選択してメールを送信するなどできます。
全ての支払い状況は自動的にデータベースに登録されます。
・支払い依頼の一斉メールを配信したら、あとは待つだけです。
・Stripe 経由で支払われたお金は、数日で各学術団体の銀行口座に振り込まれます。
・会計係は、最終的な支払い状況を確認する必要がありますが、それも全て本システムのウェブ画面でできてしまいます。
- 詳細は、Stripe のダッシュボードから確認できます。
・これまでのように、銀行の通帳と付き合わせる作業は必要ありません。
- 氏名の記載のない振り込みが誰からなのか調べるといった不毛な作業から解放されます。
会員の種類
デモサイト (https://aoss-demo.emuyn.net/) における架空の学術団体では、会員の種類として 会員, 世話人, 施設会員, 賛助会員 を設定しています。
これらの分類は変更できますので、システム構築の時の打ち合わせにて、学術団体の構成に合わせて設定します。
https://drive.google.com/file/d/1CSXSJJnjGB8dOZc2y4ZOulW_6Car9qWx/view?usp=share_link
- 学術集会
学術集会の運営支援のため、
・参加事前登録、参加費用の徴収、参加者のデータ登録、参加者への連絡、入場確認
・演題登録、抄録集の自動作成、演題登録者への連絡、発表用ファイルの保管
・当日の進行と発表資料ファイルの表示
などの機能を有します。
参加者管理
・参加登録
- ウェブで完結します。
- 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
- 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
- クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
・参加登録票の QRコードによる参加確認
- 受け付けアプリでQRコードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
・抄録集などをウェブに準備できます
発表演題
・演題登録
- ウェブで完結します。
- 発表用資料をアップロードできます。
・演題採否の選定
- 採否の連絡をウェブ上からメール配信で演題登録者に配信できます。
・発表セクションの設定
- ドラッグアンドドロップによる直感的な操作で発表セクションの設定や順序の並べ替えができます。
・抄録集の作成
- 設定に応じて、抄録集を自動生成します。
- ウェブに表示されますので、PDF で出力可能です。出力後にワードに変換して編集できます。
- EMUYN 学術団体DXシステムで自動作成した抄録集のサンプル
https://prtimes.jp/a/?f=d85391-20221117-57b7997f8acb55dad374392686b6d128.pdf
当日の運営
学術集会当日には、進行用のページから、 演題登録者が事前にアップロードしたファイルを開くことができます。
すなわち、ファイル管理は不要となります。
- 講習会・教育集会
学術団体にて主催する講習会や教育集会をサポートします。
・参加登録
- ウェブで完結します。
- 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
- 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
- クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
・採否の選定
- 採否の連絡をウェブ上からメール配信で参加希望者に配信できます。
・参加登録票の QRコードによる参加確認
- 受け付けアプリでQRコードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
・講習会のテキストなどをウェブに準備できます
- Web会議
人数無制限・時間無制限のウェブ会議を追加料金なしでご利用いただけます。EMUYN LLC にて専用のサーバーを独自にホストしていますので、比較的安定した接続ができます。
役員同士の会議などの目的に限ってご利用いただけます。
- 費用
システム構築費用
システム構築の基本費用は 100,000円 (発売記念キャンペーン期間中) です。
ただし、 独自にカスタマイズする場合の費用は別途お見積もりとなります。 をあらかじめご了承ください。
システム構築費用に含まれるもの
・システム構築時点での、会員情報の移行
- ただし、CSV やエクセルなどの電子媒体のデータがある場合のみです。
・サイトの文言の修正
・会員の分類や会費の設定と小範囲 (10ページ程度まで) の静的ページ構成の変更
・Google Drive との連携の設定
・収納代行業者 (Stripe) の設定
- 設定作業が終了しお引き渡しの後にはパスワードの変更をお願いします。
システム構築費用に含まれないもの
・ページの構成の大幅な変更や追加
・もともとのパッケージに含まれない機能（デモサイトに存在しない機能）の追加
- 新規機能の追加には相応の納期及びコストが発生します。お打ち合わせの段階でご相談ください。
保守管理費用
・会員数 100名までは年間 50,000円、追加20名ごとに10,000円です。
- 例: 会員数 80名 50,000円、200名 100,000円
- お支払いの時点での会員数に基づき自動計算されます。
保守管理費用に含まれるもの
・システムを運用するためのサーバー費用
・幹事、学術集会委員、講習会委員でご利用いただくウェブ会議の費用
・データベースの定期バックアップ
・ウェブページの固定部分の文言の修正
- 定期的に書き換える必要のある非固定部分は、各学術団体様で行っていただきます。
- Google ドキュメントやスプレッドシート を書き換えると、対応したページの内容が修正される仕組みです。ワードで文章を書く要領です。
- ページの構成を変更するような大規模な修正につきましては、別途費用が発生します。
保守管理費用に含まれないもの
・会員への事務連絡や問い合わせへの回答などの事務局機能
- メール配信などの作業は各学術団体様で行っていただきます。
- 会員リストから絞り込んでのメール送信機能や、郵送ラベル作成機能などがありますので、事務作業は驚くほど容易です。
・金銭の管理
- 決済代行業者である Stripe との契約が別途必要です。
- なお、特にご希望であれば、EMUYN で事務作業の代行を請け負うこともありますが、これは別途ご契約となります。
決済代行の手数料について
本システムにて、会員年会費、学術集会の参加費、講習会/教育集会の参加費の徴収と管理ができますが、 EMUYN はインターフェースを提供するのみであり、実際の徴収には決済代行業者である Stripe (後述) のシステムを利用します。
従って、各学術団体様にて Stripe とご契約いただく必要があります。
また、Stripe への手数料 (通常 3.6% とされています) は各学術団体様のご負担となります。 請求書や領収書の発行手数料はかかりませんので、振込用紙を郵送するコストよりも安価となる場合がほとんどです。
- 構築前の準備
デモサイトの試用
まずは、充分に デモサイト で機能をお試しください。 ユーザー登録など、全ての操作を自由に行っていただいて構いません。
メール送信の機能もお試しいただけますが、デモですので実際には送信されないようになっています。
専用の Google アカウントの取得
専用の Google アカウントを取得してください。
本システムでは、ウェブサイトのデータと、Google Drive の内容が密に連携します。 連携させるための作業は EMUYN LLC が行います。
ご自身で書き換えていただく文章の原本は Google Drive の書類として保存します。 これを修正すると、自動的にサイトの表示が変わる仕組みです。
学術集会の発表演題のプレゼンテーション資料のアップロード先も Google Drive です。
また、デフォルトのメールアドレスも Google Mail とします。 例えば会員からのお問い合わせは、Google Mail で転送設定して各担当者へ振り分けます。
その他にも、いくつかの Google アカウントとの連携を行っています。
銀行口座の準備
何らかの決済機能を利用されるには、 会費などを管理するための銀行口座が必要です。
この銀行口座を、後述の Stripe (決済代行システム) と連携させます。
Stripe (決済代行システム) アカウントの取得と銀行口座への紐づけ
Stripe は、 世界で広く利用されている インターネット向け決済インフラ であり、 スタートアップから大企業まで、あらゆる規模の多数の企業が Stripe ソフトウェアと API を使用して支払いを受け付け、入金し、オンラインでビジネスを管理しています。
非常に安定しており、個人情報管理にも問題が無く、安心して利用できるので、本システムで採用しています。
もしも、各学術団体様にて連携させる銀行口座を準備できない場合は、EMUYN LLC にご相談ください。
- 各学術団体会員の個人情報の管理
・本システムで保持する個人情報は、氏名、年齢、性別、住所、電話番号、メールアドレス および 各学術団体で設定したその他の会員情報 となります。
・クレジットカード番号は保持しません。
- クレジットカードでの会費などの支払いには、決済処理プラットフォームである Stripe を利用しますので、そもそもクレジットカード番号を扱いません。
・個人情報は EMUYN LLC のサーバー内のデータベースにて管理しています。データベースへのアクセスは、サーバーの管理者のみが可能です。管理の外部委託はしません。
・各学術団体の事務局メンバーは、それぞれが保持する個人情報にアクセス可能です。
