今更聞けない、Web会議の常識！
DXの波が押し寄せる昨今、Web会議ってどんなものがあるのか今更聞けない…そう思っているあなたに！今回は流行から時間も経ち、今更聞けないWeb会議の仕組みや使い方についてご紹介していきます。 Web会議はオンライン会議やビデオ会議とも呼ばれるインターネットを通じて行う、遠隔地とも交流することのできる通話システムです。コロナウイルスの影響もあり、2020年以降から爆発的な広がりを見せました。それと同時にテレワークも広がりを見せ、現代では社会でもプライベートでも必要不可欠な存在となってきています。
Web会議システムとは？
Web会議システムとは、インターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるツールのことを指します。 無料でも問題なく利用できるものも多いですがその分機能制限を受けることが多く、組織単位での利用には有料版の利用が望ましでしょう。 最近ではアプリのダウンロードがなく、ブラウザ上で利用できるツールも増えてきているため、PCでもスマートフォンでも、簡単で手軽に導入することができます。 また、Web会議には何種類かの形式が存在します。
代表的なものでは、クラウド型、ブラウザ型、オンプレミス型などが挙げられます。
まずWeb会議では音声や映像のやり取りを行うためにサーバーへアクセスをしますが、Web会議システムにおける「クラウド型」と「オンプレミス型」は、この接続するサーバーによって分けられています。自社のネットワーク内に構築したサーバーにアクセスして運用するのが「オンプレミス型」、サービス提供業者が管理するサーバーにインターネット経由でアクセスするのが「クラウド型」となります。
①クラウド型
クラウド型とは、システムサービス提供企業のサーバーを経由して行うことができるオンライン会議システムのことです。サイトで契約した時点から使用開始できる点や、サーバーを自社で用意/管理する必要がないという特徴があります。そのため、サービスの管理にかかるコストを削減できます。
クラウド型を代表するWeb会議システムとしては、ZoomやSkypeなどがあります。
②オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社の社内ネットワーク内でのみ利用できるWeb会議システムです。自社で用意したサーバーを経由して通信が行われます。利用するネット環境を自社の社内ネットワークに限定できるため、高いセキュリティ環境の中でWeb会議を行えます。しかし、サーバーを構築し利用するまでに時間がかかる場合があり、サーバーの管理も自社で行わなければならないといったデメリットも存在します。ネット環境において取引先との安全性を確保したければ、社内だけでなく取引先の担当者などの社外からもアクセスを許可することができます。
※ブラウザ型
ブラウザ型とは、アプリやソフトなどのインストールをせずに利用できるWeb会議システムです。皆さんが日常的に利用しているGoogle ChromeやSafariなどのWebブラウザ上で、Web会議を実施することができます。そのためアップデートも自動で行われ、管理の手間なく利用できます。クラウド型と共通する部分も多く、その中でもブラウザ上でのみ動作するWeb会議システムをブラウザ型と呼ぶ傾向にあります。代表的なシステムとしては、Google MeetやBIZMEEなどがあります。
テレビ会議って必要なの？
また、違いがあまり認識されていないものとして、テレビ会議システムがあります。
以下では、それぞれの違いについて解説します。
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Web会議システムは、利用者のデバイスを使用するシステム
これまで紹介してきたように、Web会議システムの特徴はパソコンやスマートフォン、タブレットなど、日常生活で利用していデバイスから参加できる点です。モバイルWi-Fiなどがあればオフィスだけでなく社外からでも利用が可能で、自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、安定したインターネット環境のある場所であれば、どこからでも会議に参加できます。カフェなどのWi-Fiを利用する際にはセキュリティが問題ないか確認するようにしましょう。
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テレビ会議は、事前に専用のモニター・カメラ・マイクを設置し使用するシステム
テレビ会議システムとは、専用の回線を利用し、直接相手側のデバイスやシステムと繋がることで会議などを行うシステムのことです。利用するには会議室などの特定の場所にモニターやカメラ、スピーカーなどの専用機器を設置する必要があります。Web会議システムよりも、安定した通信が可能で、高画質・高音質のものが多いのが特徴です。
ただし、専用機材の設置が必要なため、導入時にコストがかかります。そのため、多くの拠点間での連絡にはあまり向かないでしょう。また、専用機材は容易に持ち運べず、Web会議システムのように自由な場所からの参加ができません。このように、Web会議の方が圧倒的に安く簡単に導入することができます。しかし、確実な安全性や安定した接続を求めるのであれば、テレビ会議システムを利用することも一つの選択肢となり得るでしょう。
まとめ
今回はWeb会議の種類や基本について簡単にご紹介しました。
自社にあったWeb会議システムを選ぶことで、より仕事の効率向上が期待できます。一度ツールを決めてしまうと変更するのに手間も時間も発生してしまいますので、どんな種類のシステムを利用するのかをしっかりと考えてから利用することをお勧めします。
この他にも様々な内容をブログ内で更新していきますので、ぜひチェックしてみて下さい。
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