– 「監査証跡証明書」を利用して、文書の偽造・改ざんを防止。文書管理面でセキュリティ性アップ
– 同意書はリンク形式で配布。タブレット、スマートフォンで簡単に記入・提出が可能
日本フォーシーエス株式会社について
2014年設立。自社製品であるクラウドベース電子サービスである「eformsign(イーフォームサイン)」や、パッケージ型電子文書作成ソリューションである「OZ e-Form」などを販売・提供しています。製造業から医療関係など、様々なシチュエーションでの導入実績があります。
日本フォーシーエスは、自社のクラウドベース電子サービスである「eformsign(イーフォームサイン)」で広告代理店である「株式会社ハット」にCM出演同意書の電子化ソリューションを提供しました。
「株式会社ハット」はこれまでGoogle Formを利用して出演者の同意書を作成し、管理してきました。しかし、Google Formでは自筆署名ができないことと、新型コロナウイルスによる影響により、非対面電子契約サービスを検討していました。
ハット社が同意書を作成する際に最も必要としていたのが「自筆署名」機能でした。これまではGoogle Formで作成した同意書を印刷し、出演者が自筆署名を行った後、受領する流れで利用していました。しかし、eformsignを導入したことで、紙に書く感覚でスマートフォン、タブレットで電子文書に署名をすることが可能となりました。これにより、紙の印刷、郵送送付、スキャンなど、手間のかかる手順を踏む必要が無くなり、ワークフローの改善にもつながりました。このように、紙の購入にかかる費用の削減、作業時間の短縮などが実現できました。
同意書は「リンク形式で配布」され、使用者が簡単にスマートフォンやタブレット、コンピューターを利用し、時間・場所を問わず文書の記入、提出が可能となりました。新型コロナウイルスの影響によりテレワークが増えている中、eformsignを利用した文書の保管、管理が可能となり、業務環境の改善に繋がりました。
また、このような使用感の改善だけでなく、セキュリティの向上面でも効果を発揮しました。
「監査証跡証明書」の機能を活用することで、第三者による文書の偽造・改ざん防止が可能となりました。「監査証跡証明書」は文書の作成と同時に発行でき、文書作成時の文書情報を保存する役割を果たしています。
文書の管理面で見ても効果がありました。eformsignにより、記入漏れ、文書の紛失などのヒューマンエラーを防止することができ、個人情報管理の質が向上したことにより、顧客との信頼関係向上、ワークフローの完成度の向上にもなり、会社全体のイメージ向上に大きな効果が見られました。
現在ハット社で利用しているCM出演同意書だけでなく、広告代理店業界では製作管理書などの文書が扱われる機会は少なくありません。これらの文書を電子文書化していくことで、広告代理店に対して更なるDX化に貢献できると予想されます。
今回のDX化ソリューションにより、日本フォーシーエスと株式会社ハットの両社で業務の効率化、文書の管理、企業のイメージ向上に繋がりました。今後、ハット社をはじめとする広告代理店業界に電子文書化の波が広がっていく見通しです。
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