有限会社メサベルテがJRシステムのシフト管理サービス 「勤務シフト作成お助けマン」を導入

鉄道情報システム株式会社(本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：本多博隆、略称：JRシステム)は、京都府および大阪府にパンの製造販売を行う店舗を展開する有限会社メサベルテ（以下、「メサベルテ」)に、シフト表の自動作成を実現する「勤務シフト作成お助けマン」(以下、「お助けマン」)を導入した事例を公開しました。

【課題】

シフトの希望を紙で提出してもらっていたが、提出が遅れたり、忘れたりする人がいて回収に手間がかかっていた。
いろいろな年代のスタッフがおり、希望する勤務時間や曜日に偏りやばらつきがあるため、バランスの良いシフトを作成することに苦労していた。一度完成しても、あまり勤務が入っていないスタッフがいて再調整することもあった。
シフト担当者が2店舗のシフトを管理することになり、シフト作成時間の短縮が求められていた。

【効果】

スマートフォンからいつでも勤務希望を登録できるようになったので提出漏れが改善された。さらに登録情報の入力がなくなり作業が軽減された。
各種勤務条件を設定してシフトを自動作成する「お助けマン」のおかげで、バランスの良いシフトを作成できるようになった。
「お助けマン」の導入により、勤務シフト作成時間の短縮を実現。2店舗のシフト作成にかかっていた時間が約半分になった。

幅広い年代のスタッフの勤務希望に沿うシフト作成に苦慮。時間短縮も課題に

　有限会社メサベルテは、京都府および大阪府に 6 店舗を展開するパンの製造販売会社である。パン生地の製造から販売までを 1 つの店内で行うオールスクラッチ製法にこだわり、焼きたてのパンをリーズナブルな価格でお客様に提供している。
　長岡京店とイオンタウン茨木太田店の販売スタッフのシフト作成担当者は、お助けマン Time の導入について、次のように振り返る。「長岡京店には販売スタッフが約 20 名おり、1 番忙しい時間帯に 4 名、オープン時と閉店業務時に 2 名を配置するのですが、いろいろな世代の方がいて勤務希望もバラバラ、皆さんの希望を反映しつつ勤務時間のバランスも考慮したシフトを作成することが大変で、とても時間がかかっていました。そんな状況の中、別店舗のシフト管理も担当することになり、作業軽減と時間短縮のためにシフト管理システムの導入を検討しました」とのこと。

お助けマンTimeの数々の機能でシフト作成時の作業負担を大幅に軽減

　シフト管理システムの選定にあたって重視したのはパン屋というサービス業にマッチした機能を備えていることだった。「販売スタッフは 1 人で品出しから精算まで行っているので、細かな勤務内容の設定がいらず、働いてほしい時間帯と人数を入力するだけでシフトを自動生成できるものを探しました。そんな中で見つけたのが “ お助けマン Time” でした。詳しく調べていくと、1 カ月の予定を出せたり、1 日のスケジュールが見やすかったり、シフト作成後にも簡単に調整ができるなど操作性も良く導入を決めました」とのこと。
　お助けマン Time の導入後の効果として、メリットを挙げた。

これまで紙ベースで行っていたスタッフの勤務希望の提出がスマートフォンでできるようになり、提出漏れが改善された。
他店舗への応援の勤務登録が可能で、シフト作成時にダブルブッキングを防ぐことができる。
スタッフが不足しているところにヘルプできる機能。例えば、午前 10 時からは無理でも 11 時から入れるスタッフがいた場合に15 分刻みで柔軟に対応できる。
「連勤」の設定ができること。例えば「5 日以上働けない」という設定をすることで、勤務の偏りを防ぐことができる。
スタッフの勤務時間を月や週単位で把握でき、出勤日数も個別にわかるので、スタッフの勤務時間のバランスをとりやすいこと。
マウスのドラッグ＆ドロップで簡単に操作でき、スケジュールの調整などがしやすいこと。

　「“ お助けマン Time” を導入して、いくつものメリットを実感しておりますが、これまで 2 店舗のシフト作成にかかっていた時間を半分に短縮できたのがうれしいですね。また、サポートの丁寧な対応もとても助かっています」とのこと。

　今後は、お助けマン Time を導入している 2 店舗でシフト作成の時間短縮や勤務希望の提出漏れの改善といった導入実績をもとに、他店舗への導入を検討していく予定だ。

【勤務シフト作成お助けマン】

https://www.otasukeman.jp

　「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表の自動作成が可能なシフト管理サービスで、小売業・製造業・飲食業・サービス業など、業種や業態を問わず利用することが可能です。最適化AIによりスタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成することができ、法令遵守や働きやすさを考慮したシフト表を、誰でも簡単に作成することができます。

【会社概要】